今回は「嫌われるメール」についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 嫌われるメール ＞
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今日から3回にわたって、送ると嫌がられるメールについて考察していきます。
▼ 本題までが長い
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本題にはいるまでの前置きが長いメール。
たとえば、
「この修正、今週中に作業を完了していただけますか？」
という作業の進行状況確認のメール。
実際に受け取ったことのある、前置きが長い返信はこうでした。
「今のところ先週までのような混雑はないのですが、いくつか途中までの
仕事や新規の仕事が入っています。来月からは○○○、昨日新規で入っ
てきた○○○社の仕事もあり、ばたばたしていますが、今週中には完了
します」
長いですよね。
「少し立て込んでいますが、今週中に完了するよう対処します」
と返せば1行で済みます。
▼ 読む側が知りたいのは？
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こうした前置きが長いメールは、女性に多く見受けられます。
特に筆が立つ人。
書くのが得意でない人は、文章自体が短くなりがちですが、得意な人ほど
思いに任せて一気に書いてしまうところがあります。
気持ちは分かるんです。
立て込んでいる状況を分かってもらおう、ちゃんと説明しておこうという
思いがあるからこそ、ですから。
でも、読む側が知りたいのは、理由よりいつ完了するか、ですよね。
忙しい理由を幾つも挙げたところで、相手には関係ないことでもあります。
▼ 結論を先に手短に
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結論や伝えたい内容に行きつくまでの理由や説明が長すぎると、読むほう
は辟易してしまいます。
優先すべきは、自分の都合より相手の都合。
相手が知りたいことが何なのか を、まず考えてみましょう。
ビジネスメールでは、簡潔に用件を伝えることを心がけたいですね。
次回は、「嫌われるメール」についての2回目です。
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