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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 考察「返事はお暇なときに」 >
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▼ ホントに「暇なとき」に返したら…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「返事はお暇なときで構いません」。

そう結ばれたメールをたまにもらいます。急を要さないメールだからと、言葉
どおりに受け止め、仕事の手がすいた深夜に返信したら、「夜中に返信いただ
いてすみません」と相手に恐縮されてしまいました。

自分の生活時間帯の「暇なとき」に返信したに過ぎないのですが…。丑三つ時
に返信したのがいけなかったのでしょうね。

人により、一日のメールの送受信の数、メールを使う時間帯、生活リズムは異
なります。深夜に作業することの多い私は、普段の活動時間帯に何気なく送っ
たつもりのメールでしたが、日中に仕事している相手には私のメールの送信時
間は明らかに奇異に映った模様。

▼ 裏を返せば…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「お暇なときで構いません」という表現、私は、仕事ではあまり使いません。
「いつまで」というはっきりした指定がなく、あいまいな表現だからです。

期日の指定がない分、一見、気楽に見えますが、裏を返せばいつまでも待たれ
ている。そう思うと、少し負担に感じます。

相手を気遣ったつもりの「返事はお暇なときに」という言葉が却って相手を縛
り、負担をかけることだってあるのではないか──。そう思うことがあります。

返事を求めるのであれば、「○○についてのご回答をお待ちしています」と何
について、いつごろまでに答えてほしいのか、具体的に書くほうが回答はしや
すいです。

▼ 具体的な基準を持つ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
返信の仕方は、各自それぞれが基準を持って行えばよいと思います。

・即レスできる状態なら、すぐに返信してしまう。

・返信の期日を何日以内と決め、それまでに返信する。

・急がないとは言え、返事を求めらている以上何週間も放置しておくわけには
いかないので、回答するのに時間を要すようであれば、一度、その旨を伝え、
改めて回答する

といった具合です。
相手から、返信の期日指定があいまいでも、こちらから返信する際の基準を持っ
ておけば、戸惑うこともなくなります。

▼ 相手が受け取る時のことに思いを馳せる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
大事なのは、その返信を相手が受け取る時に少し思いをめぐらせてみること。
具体的な表記、返信の時間も含め、相手の負担にならないメールを送るように
気をつけています。
(VOL.35 2005年2月28日~VOL.37 2005年3月2日 より)

 

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キラリと光るメールを送ろう! ───────────────
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法

~「SOHOしよう」リターンズ ~

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──────────────────  VOL.34 2005年2月25日
<読者数 1733 名>

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メール作法の素朴な疑問について、今日は最終回です。

◆――――――――――――――――――――――――――――◆
仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問(3)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆                                      心づかいを伝える言葉

<読者の質問>——————————————————-

かつてやらかした失敗ですが、お疲れさまと同意義で「ご苦労さま」を使って
しまい、それは使うべきではないと教えてもらいました。
上記のように使うべきでない言葉や使うと非常識な言葉やフレーズなどがあっ
たら教えてください。              (読者:Mさん)
———————————————————————

「ご苦労さま」は目上の人が目下の人の労をねぎらう時に使う言葉。目上の人
に対しては「お疲れさまでした」が一般的です(最近では、解釈も変わってき
ているようですが)。

質問の回答とは少しずれるかもしれませんが、ビジネスメールにおいて“使う
べきでない”言葉というより“使ったほうが良い”言葉や書き方を幾つか挙げ
てみますね。

▼ 心づかいを伝えるちょっとしたひとこと
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
●「ありがとうございます」
仕事の依頼があったとき、相手から返信があったときには、感謝の気持ちをま
ず伝えましょう。

●「承りました」「確認しました」
客先からのメールには返信を。ささいなことですが、読んだ旨を相手に伝える
ことは大切です。

●「お手数をおかけします」「ご多用のところ恐れ入ります」
質問へ回答や頼み事をするときなど、相手に時間を割いてもらう用件には、配
慮のひとことを。

そのほか、メールの書き出しには相手の名前を書き、自分の名も名乗ると、万
一、送り先を間違えた時でも、すぐに相手に間違いメールだと分かります。宛
名は「○○様」、役職のある相手に対しては「△○課長 ○○様」と書くとよ
いでしょう。

 

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昨日に引き続き、メール作法の素朴な疑問についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問(2)
◆――――――――――――――――――――――――――――◆
                    本題に入る切り替え方

<読者の質問>——————————————————–

話題を転換するときや、本題に入る切り替え方が難しいです。
行間を空けてごまかしたり、無理やり「さて」とか、「ところで」と入れたり
していますが、何だかヘンな気がします。
是非コツなどあれば、教えていただけませんでしょうか。
(読者:Yさん より)
———————————————————————-

▼ 言葉や罫線でアクセントを
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
話題転換の方法としては、
●「さて」「ところで」と言葉で区切る方法
● 罫線などを使って視覚的に区切る方法
があります。要は、相手に「本題はこれから」と分かればいいので、自分なり
のやり方でいいと思います。

●言葉で話題転換する場合
「さて」「ところで」は私もよく使いますが、“とってつけた感”が気になる
場合は、単刀直入に「ここから本題です」「○○○の件についてですが」と書
くとすっきり分かりやすくなります。

●視覚的に切り替える場合
文章などの修正指示をメールで送るような場合は

※ここからです
————————–

と罫線を使って区切る方法があります。行間を多めに空けて、話題転換する方
法もありますね。

いずれにしろ、メールの流れに沿って、アクセントになるような区切りや接続
語を持ってくるとよいと思います。

話題転換のコツとしては、本題に入る前の「前ふり」を簡潔にすること。
導入の前ふりが長過ぎると、本題よりも導入部分に読み手の注意が行ってしま
い、何をメインに伝えたいメールなのか分からなくなってしまうからです。

<追記>
言葉で話題転換する場合、「前置きが長くなりました」と書くこともあります。

 

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今日は「こんなときどうする?」メール作法素朴な疑問についてです。

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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法  < メール作法 素朴な疑問 >
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引用、どうする?

<読者の質問>——————————————————-

メールの返信のときに「元のテキストの引用」は、
したほうが良いのでしょうか。
(読者:Tさん より)
———————————————————————

メールの返信時に、「 > 」のインデント記号とともに受信したメールの文章が
引用されます。メールのやりとりで、相手の文章を引用するか否かの判断は迷
うところです。

▼ 相手に合わせてケースバイケースで
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
以前、私は長くなるので引用せず、その都度返信していました。ですが、引用
するしないは相手によって違うため、最近では相手のやり方に合わせるように
しています。

ひとつのテーマや話題について、断続的にやりとりする場合は引用しながら、
やりとりを続けていく方がいいかもしれません。どんどん文が長くはなります
が、時系列で経過を確認できます。

メールのやりとりがほぼ即時対応で続くような場合は、メールの内容を覚えて
いるので、引用せずにその都度新たに返信しても大丈夫でしょう。

自分から返信するときは、用件によってケースバイケースで引用するか否かを
決めています。ちなみに【しごび】の感想メールへの返信は引用をつけて返信
することが多いです。

<追記>
この記事を配信した当時は「引用する派」と「引用しない派」は半々くらいと
感じていましたが、13年を経た現在は「引用する派」が圧倒的に多い気がしま
す。以前は、相手のメール文の上に自分のメールを書いて返信するのは、相手
に対して失礼という理由で「引用しない」客先もありました。引用に対してそ
こまで気にかけるケースは減ってきたのかもしれません。

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 仕 事 美 人 へ の 道   < 書籍「 企画の王道 」
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 金曜日は「仕事美人への道」と題し、おすすめの映画や書籍を紹介します。
 今回は、王東順 著「 視聴率の怪物王東順の 企画の王道 」です。

 ▼ 「もし、ディレクターで食えなくても・・・」
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 続きはこうです。「コピーライターで食っていこう」。

 『クイズ! ドレミファドン』『なるほど! ザ・ワールド』などのヒッ
 ト番組をプロデュースしてきた王 東順氏。

 企画・アイデアの宝庫のような彼の日常の努力や発想するための考え方を、
 一年近く彼と彼を知る人々に密着取材。企画やアイデアを生み出すための
 「発想」「立案」「交渉」「実行」法を紹介した本です。

 フジテレビのディレクター時代、レギュラー番組のサブタイトル作りを毎
 週のようにしていたという氏のひとことが
 
 「もし、ディレクターで食えなくてもコピーライターで食っていこう」

 しめ切りぎりぎりまでねばって、ぽっと新しい言葉が見つかったり、うま
 く表現できた時、コピーライターになった気分で楽しんでいたといいます。

 ▼ 寝ても覚めても…
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 短いコピーほど、実は何案も何案も書きまくって、ようやっと「これ!」
 というフレーズに出合えるものです。

 コピーライターだからといって、常に湯水のごとく言葉があふれ出すとい
 うことはなく、むしろ逆。寝ても覚めても、クルマで移動する時も、トイ
 レの中でも、考え続けているんです。考え抜くから、言葉が淘汰されて、
 きらりと光るフレーズが生み出されるんです。

 王さんのような偉大なヒットメイカーでも、やってることは、地方に生き
 るライターの私がしてきたことと同じじゃないか。そこに激しく共感しま
 した。

 ▼ 四苦八苦して書くからうまくなる!
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 メールも大切な人、特別な人に出すメールほど、一発で決まるってことな
 いような気がします。

 仕事でもプライベートでも。たった数行のメールを何度も書きなおしたり、
 書きすぎてレポートみたいになったそれを削ったり。そんな経験、ありま
 せんか?

 書きまくって、書き直して、また、考えて書く。

 プロなら、そんなことしていちゃダメだと思った時期もありましたが(そ
 れがまさに食えないコピーライター時代の私)、それこそが正常かつ正調
 と思えるようになりました。

 だから、何度も文章書き直してしまうのは、書くのが苦手だからとか、下
 手だからじゃないんです。それはいたってあたりまえなこと。そんなふう
 に呻吟して書いている人のほうが、私は好きです。自分もそうだったから。

 人のメールを読んで、その人となりがわかるようになったのは、私自身に
 四苦八苦して書いてきた過程があったから。なぜそう書いたのか、という
 気持ちが見えるようになりました。

 書きまくっても思うように書けなかった過去があるから、今がある。王道
 とは近道することじゃなく、長いトンネルの道も諦めずに歩き続けること
 なんですよね。

 ▼「 視聴率の怪物王東順の企画の王道 」 http://qrl.jp/?178218

 本書のキャッチコピーは『誰でも今日からできる、「売れる企画」の作り
 方!』。うまく企画書を書けるようになるためのノウハウ本にあらず。新
 しいアイデア・企画を発想するためのヒントがちりばめられた一冊。業界
 関係なく、読んで実になる良書です!

          来週もまた一緒にメール作法を考えていきましょうね。

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