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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 考察「返事はお暇なときに」 >
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▼ ホントに「暇なとき」に返したら…
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「返事はお暇なときで構いません」。
そう結ばれたメールをたまにもらいます。急を要さないメールだからと、言葉
どおりに受け止め、仕事の手がすいた深夜に返信したら、「夜中に返信いただ
いてすみません」と相手に恐縮されてしまいました。
自分の生活時間帯の「暇なとき」に返信したに過ぎないのですが…。丑三つ時
に返信したのがいけなかったのでしょうね。
人により、一日のメールの送受信の数、メールを使う時間帯、生活リズムは異
なります。深夜に作業することの多い私は、普段の活動時間帯に何気なく送っ
たつもりのメールでしたが、日中に仕事している相手には私のメールの送信時
間は明らかに奇異に映った模様。
▼ 裏を返せば…
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「お暇なときで構いません」という表現、私は、仕事ではあまり使いません。
「いつまで」というはっきりした指定がなく、あいまいな表現だからです。
期日の指定がない分、一見、気楽に見えますが、裏を返せばいつまでも待たれ
ている。そう思うと、少し負担に感じます。
相手を気遣ったつもりの「返事はお暇なときに」という言葉が却って相手を縛
り、負担をかけることだってあるのではないか──。そう思うことがあります。
返事を求めるのであれば、「○○についてのご回答をお待ちしています」と何
について、いつごろまでに答えてほしいのか、具体的に書くほうが回答はしや
すいです。
▼ 具体的な基準を持つ
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返信の仕方は、各自それぞれが基準を持って行えばよいと思います。
・即レスできる状態なら、すぐに返信してしまう。
・返信の期日を何日以内と決め、それまでに返信する。
・急がないとは言え、返事を求めらている以上何週間も放置しておくわけには
いかないので、回答するのに時間を要すようであれば、一度、その旨を伝え、
改めて回答する
といった具合です。
相手から、返信の期日指定があいまいでも、こちらから返信する際の基準を持っ
ておけば、戸惑うこともなくなります。
▼ 相手が受け取る時のことに思いを馳せる
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大事なのは、その返信を相手が受け取る時に少し思いをめぐらせてみること。
具体的な表記、返信の時間も含め、相手の負担にならないメールを送るように
気をつけています。
(VOL.35 2005年2月28日~VOL.37 2005年3月2日 より)