今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。◆────────────────────────────◆
メ ー ル 作 法 ＜ 断りのメール（2） ＞
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依頼や誘いを断る時のメールのポイントです。
▼ 断る理由をはっきりと
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依頼や誘いのメールを断る時は、「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」など緩衝材になるひと言を、と昨日お話ししましたね。
次に大切なことは、断る理由をはっきりと相手に伝えることです。
気まずくなるからとあいまいにしたり、先延ばしにするのは却って印象を
悪くするだけです。「NO]という感情をあらわにする前に、断り方を工夫
して、好印象を残したいですね。
▼ 謝意と婉曲な言い方を心にとめる
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たとえば、自分の仕事で手いっぱいのときに他の仕事を依頼された場合。
内心「え～っ、そんなの無理！ できない」という状態でも、その感情の
ままメールで断ったのでは、もともこもありません。
「申し訳ありません。現在、○○○の仕事に追われており、すぐにはご依
頼の件にとりかかれない状態です」と、状況説明を。外注先からの仕事の
依頼の場合は、「ありがとうございます。せっかくのお話なのですがあい
にく現在…」と、まず、仕事の依頼への謝意を示すことも忘れずに。
会合や会食に誘われた際、断る時もやはり最初に「お誘いいただき、あり
がとうございます」と声をかけてもらったことへの感謝の気持ちを表すと、
感じがいいですよね。
それから「今日はあいにく友人と約束があり、ご一緒することができず残
念です」「ご一緒したいのですが、今日は英会話教室へ出席の日で変更が
難しいのです」と、理由を述べます。
「すみません」より「申し訳ありません」、「できません」「行けません」
より「難しいです」「残念です」。丁寧に、あるいは直截的な言い方を婉
曲に言い換えるだけでも、印象は変わってくるものです。
明日は、断ったあとのフォローについてお話しします。
