<読者のあなたへ感謝をこめて>
本日の配信で当メールマガジンが100号を迎えました。
ご愛読、ありがとうございます。
号を重ねるごとに気負いがなくなったのは、
続けて読んでくださっているあなたの姿を実感できるからです。
これからも配信し続けますので、【しごび】をどうぞごひいきに!
今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。
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メ ー ル 作 法 < 断りのメール(3)>
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依頼や誘いを断る時のフォローの仕方です。
▼ 断って終わりでなく代案を
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依頼や誘いのメールを断る時は、「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」など、緩衝材になるひと言を添え、理由をはっきりと伝
えることがポイントと述べてきました。
最後に忘れてならないのが、フォローの言葉です。
たとえば、急な仕事の依頼には
「申し訳ありません。現在、○○○の仕事の納期が迫っており、
すぐにはとりかかれない状態です。
△日後には仕上げられますので、少し時間をいただけますか」
断って終わりではなく、別の対応策を提案できるといいですね。
▼ 肯定的に言い換えて
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代案を提案するときも「~できません」と否定的な言葉で言い切らず、肯
定的な言い方に置きかえてみましょう。
たとえば、「明日まで対応できません」を「明日以降でしたら対応できま
す」。「3時には退出します」を「3時までは滞在できますので、ご一緒さ
せてください」。
「無理」「不可能」と断定せず、代案や次の可能性につなげる肯定的な言葉
でフォローできれば、受け止める側にも好印象を残せます。
断ること自体は否定的な行為ですが、あとに肯定的な内容が続くことで否
定が緩和され、断られたほうも感情的なしこりを残さずに済みます。次に
つなげる姿勢と言い方に留意したいですね。
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神垣あゆみ企画室