今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。◆────────────────────────────◆
メ ー ル 作 法                            < 断りのメール(4)
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                                                                  断りのメールのまとめです。

▼ 「なぜ断るのか」がわかれば納得できる
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断りのメールについて取りあげてきました。今日までのおさらいをしてみ
ましょう。

・依頼や誘いのメールを断る前に「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」のひと言を。
・断る理由をはっきりと相手に伝える。
・断って終わりではなく、別の対応策を提案する。
・直截的、否定的な言い方を避け、肯定的・婉曲な表現を工夫する

依頼や誘いを断るのは、どんな場合も言いにくいものです。ですが、自分
が頼んだり誘う側になったとき、相手が断る理由がわかれば納得し、「残
念。じゃあ、また今度」という気持ちになります。

それだけに、断りのメールを書くときは時間を要します。理由はもちろん、
肯定的な表現に置きかえ言葉を尽くして書くからです。

▼ 気持ちを切り替えて次に臨む
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ただ、仕事の依頼は、あまり断り続けていると「あの人はいつ頼んでも忙
しいから」という印象をもたれ、依頼が来なくなることもあるので要注意。

私はやむを得ず断る場合も、「今回は難しいですが、また、お声をかけて
くださいね」「○日からでしたら手がすきます。それからの対応では遅い
ですか?」と、何かしら次につながる言葉を相手に投げかけるようにして
います。

お互いに余計な感情を引きずらないというのも大事です。

「ぜひ、お願いしたい」「必ず来てほしい」という気持ちが強いほど、断
られた時の落胆も大きいのですが、相手も理由や都合あってのこと。断る
側も声をかけられたことへの感謝の気持ちを忘れず、次につなぐ配慮を忘
れずにいたいですね。

断っても断られても、さっと気持ちを切り替えて、次のチャンスを生かす
前向きな姿勢でいましょう。

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