今週は、社内・社外、公私によるメールの使い分けについてです。
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メ ー ル 作 法 ＜ 目的別メール作法（4）＞
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タイミング
▼ お礼のメールは早いほど良い
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社内・社外を問わず、重要なのがメールを送信するタイミングです。
早めを心がけたいのがお礼のメール。手紙やハガキほどあらたまった感は
ありませんが、ちょとしたお礼にすぐ出せるのがメールの利点です。
参考になった、教えてもらった、便宜を図ってもらった、そんな時には、
その日のうちにすぐ。会合などで顔を合わせた相手、誘ってくれた相手な
どへも翌日早いうちに。
資料などを受信した時は「受領しました。ありがとうございます」という
メールを受信した時点で送信すれば、確認にもなりますね。
▼ 断る時、お詫びの際の留意点
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断りのメールも早めの返信を心がけたいもの。断りにくいからと無用に引
き延ばしたり、曖昧にしておくと誤解の元です。
この時、自分の意志をきちんと伝えることは大切ですが、あまり直截的な
表現は相手の心情を損ねることになりかねません。「残念ですが」「お役
に立てず心苦しいのですが」など、ひと言添えると婉曲になります。
お詫びのメールは、前文を省いてまずはお詫びの言葉を。弁解や言い訳を
並びたてるのはNGです。断りもお詫びも言葉を尽くすことが最大のポイン
トですね。
通常のメールの返信。メール対応の時間を決めている人、即レスの人、少
し間をおいて送る人…と、タイミングは人それぞれです。
私はもっぱら即レス派でしたが、相手が引いてしまったり、急かすような
印象を与えることもあるので、少し間を置くようになりました。
ただ、ビジネスメールの場合は24時間以内の返信を心がけたいものです。
返信に時間がかかるような場合は、あらかじめその旨を相手に伝えておく
とよいでしょう。
