今週は、実ははた迷惑なメールについてとりあげます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 黄信号のメール ＞
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▼ しゃべりすぎるメールは要注意！
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話をしていて「ひとこと多い人」というのは、周りに必ず一人や二人いる
ものです。
メールでも同じ現象が起こるもので、ひとことどころか、二こと、三こと
余計に書いてしまうんですね、これが。
受け取った相手にしてみれば、聞きもしないことを長々と語られ、はた迷
惑なこと、この上なし。中には、すっかり気を悪くしてしまう人もいるで
しょう。
私はどちらも経験があるので、いつも自戒しているのですが、やっぱりや
ってしまってます。
▼ 気を利かせたつもりがアダになる
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問わず語りにつらつら余分なことまでメールに書いてしまうのは、相手へ
の親切心とか「気を利かせたつもり」という意識が過剰に作用している場
合が多いです。
でも、相手にしてみれば、尋ねた項目の答えに余計な情報までくっついて
きて「そんなことまで聞いてないよ」とうんざり。送った本人は気を利か
せたつもが、結局、空回りして終わってしまうんですね。
特に自分が専門とする分野の内容とか、詳しい、得意とする事柄について
は、メールでも饒舌に語ってしまいがち。
ですが、その方面に明るくない人にとっては、初歩的な質問をしたつもり
が、いきなり本格的に述懐されて、面食らうと言うこともあります。
「間合い」というのは対話の時も大切ですが、相手が何を求めているのか
をメールの文面から察し、適切な対応ができるようになりたいですね。せ
めて、相手に聞かれてから詳細を述べるとか…。
自戒を込めて、そう思います。
