今週は、実ははた迷惑なメールについてとりあげます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 黄信号のメール（2）＞
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引っぱるメール
▼ メールの後追い
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引っぱるメールは疲れます。
一つの用件が完結したかと思うと、次のメールにも用件が添えてある。1回の
メールにまとめて書けば、一往復で済むやりとりが無駄に長くなっていきます。
でも、こうなることもよく分かるのです。書いているうちに別の用件を思い
出し、「そう言えば」「先ほど書き忘れたのですが」と追加することになる
のですから。慌てている時、混乱している時ほど、起こりがちな現象です。
対処法としては、ひと呼吸おいて、伝えるべき用件を一度頭の中でまとめて
みる。箇条書きにメモして用件を整理するのもいいでしょう。特にビジネス
メールは、やりとりの回数が少なくて済むよう、用件を整理して伝える習慣
づけを。
▼ 書きっぱなしでいいの？
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雑談のようなメールも困ります。
用件の本筋から枝葉が伸び、他愛のないおしゃべりのようなメールが延々と
続いていく。お互い暇な時はそれも楽しいでしょうが、どこかで歯止めをかけ
ないとエンドレスです。
思いつきのひと言、愚痴ともつかないつぶやきのメールも、どう返答していい
ものか困ります。
対面で話をする時は、「聞いてもらうだけでいい」「人に話してスッキリした」
ということもありますが、メールは消去しない限り残ります。相手の心に重荷
にならない配慮も時には必要。
私自身もしつこい、くどいメールにならないよう、意識してあっさりとまとめ
るようにしています。用件第一のビジネスメールも実は素っ気無いくらいがちょ
うど良いのかもしれません。
