今週は、実ははた迷惑なメールについてとりあげます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 黄信号のメール（3）＞
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理由が長いメール
▼ くどくど書いていませんか？
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世の中、誰しも忙しいです。都合がつかないことだってよくあります。
だからと言って、都合がつかない理由をメールで一から十まで並べたてる
のはどうでしょう。
「急用で」「先約があって」「家族が病気で」など、相手に伝えるべき理
由をかいつまんで書けば一行ほどで済むところを、三～五行を費やして詳
細に書く。
でも、書けば書くほど言い訳がましく、相手にとって関係ない事柄が大半
を占めていないでしょうか。
▼ 長くより早く！
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理由を書く側の気持ちとしては、出席できない理由、断る理由、予定を変
更する理由を「分かってほしい！」一心で長くなるんです。
でも、相手にとって重要なのは、むしろ、出欠の有無、時間変更の連絡を
“早く”知ること。早く分かれば次の手も早く打てます。
間際になって「出席できません」「遅れます」では、相手の時間までも無
駄遣いすることになりかねません。
都合がつかない理由を長々と書き連ねるより「では、いつなら都合がつく
か」を知らせることの方が実は重要。
私は何度となく失敗してきましたが、やはり、断る側から断られる側、変
更する側から変更される側になって、改めてよく分かりました。人のふり
見て我がふり直せ、ですね。。
