今週は、堅苦しい表現の言い換えについてです。

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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法         < もっと易しく >
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お役所言葉の不思議

▼ 良く言えば格調高く、悪く言えば仰々しい
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市町村合併により、市勢要覧や町勢要覧も一新されます。仕事を請け負う
ことも多いのですが、お役所から提供される資料や元原稿のほとんどが独
特の言い回し。堅苦しい「お役所ことば」のオンパレードです。

もともと公用文自体が常体(文末が「だ」「である」で終わる文章の書き
方)で書かれているし、法令に基づく業務ということもあり、「供用」
「当該」といった官庁用語も頻繁に出てきます。「前向きに検討する」
「等」といったあいまいな表現、「行う」「実施」「推進」などの定番フ
レーズも得意とするところ。

お役所ことばに堅苦しさを感じるのは、文語や漢語調の表記が多いからで
す。文語とは古い時代の言葉。漢語とは中国起源の字音語(音で読まれる
語)。

文語・漢語調の文章は、良く言えば格調高く、悪く言えば仰々しく威圧的
な印象があります。私自身も、気の張る相手に改まった文章を書くときは、
文語・漢語調の表記をつい使っています。教養が高そうに見えるからです。

▼ 難しいことを易しく伝える方が難しい
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
最近では、そんなお役所ことばを改善する動きもあり、自ら改善の手引な
どを作成する自治体も増えてきたようです。要覧の原稿制作でも、お役所
からは「分かりやすく言い換えてください」という指示がありました。

文語・漢語調の表現も部分的にさらっと取り入れれば、文章を引き立てる
スパイスになりますが、多用はケガのもと。命令調になってしまったり、
気取っている、偉そうだと、マイナスの印象を残したのではもともこもあ
りません。

ビジネスメールでも易しく、分かりやすい表現が一番です。難解な言葉を
多用し、言葉で格好つけるより、誰にもわかる平易な言い方で本意を伝え
ることのほうが実は難しいもの。

今週は、堅苦しいお役所ことばに喝を入れ、易しく言い換えてみましょう。

余談ですが…
【ニュースに見る「お役所の不思議」】 というメールマガジンをご存知
ですか? 今日のサブタイトルに似てなくもありませんが、こちらは、時
事ニュースからお役所の納得できない不思議な対応をメッタ斬り。お役所
ことばには触れてませんが、【しごび】の次にタメになります。

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すっきりスリムなメールの書き方の最終回です。

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仕 事 の メ ー ル 作 法       < メールのダイエット(5)
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                    究極のダイエット法!
▼ 読み返してぜい肉チェック!
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メールをすっきりスリムにするのにテクニックは要りません。

誰にでもできます。書いた文章を一度読み返せばいいのです。

ダイエットする時も鏡の前でボディチェックするように、書いた文章をも
う一度読み返して総点検。言葉の繰り返し、不要な接続語や修飾語、遠ま
わしな言い方やあいまいな表現といった「ぜい肉」が見つかります。

メールに限らず、ビジネス文書も企画書も、一度書いたものを読み返す習
慣をつけましょう。

長い文章を書くと、すぐには冷静に自分の書いたものをチェックできない
ことがあります。そんな時は少し時間を置いて読み返します。メールであ
れば深夜に書いたメールはすぐ出さず、翌朝に読み返してみてください。
まず、そのまま出せるメールはありません(経験者は語る)。

▼ 書いてから、引き締める
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの文章に大切なのは、表現のうまい下手ではありません。最も言い
たいことを相手に分かりやすく簡潔に伝えられるか、です。

最初からスリムな文を書こうとせず、一度まずは書いてみて、書いたもの
は読み返す、その習慣をつけること。

相手はどう読むか、どう感じるかを意識して読み返せば誤解を招きそうな
表現、余分な言葉が必ず見つかります。無駄な言い回しや言葉というぜい
肉を削ぎ落とし、引き締める、その繰り返しです。

もう一つ、気に留めておくと良いのが文章の「リズム」。

センテンスは短めに、一文の最後の表現を同じ調子にならないように工夫
するだけで、文章の歯切れがよくなります。

「です」「ます」や「である」ばかりで書き立てるのではなく、体言止め
にしたり、「ですね」と呼びかけるような対話調にしてみたり…。文尾が
一本調子にならないよう変化をつけると、見違えるようなテンポのある文
章に変わるんですね。

私見ですが、音楽好きな人は文章にリズムのある人が多いです。常に音を
意識しているからかもしれません。

「推敲」に相当する英語は「polish =磨きをかける」。

普段書く文章だからこそ読み返してチェックする。その積み重ねが、タイ
トで的を射た文章を書く訓練になっていきます。

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今週は、すっきりスリムなメールの書き方を伝授します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法     < メールのダイエット(4)
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過ぎた気遣い

▼ 相手がどう読むかを考える
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親切心、サービス精神がアダになることがあります。

相手にもっと詳しく伝えようと張り切るあまり、つい余計なことまで書き
たててしまう。たとえば…

聞かれもしないことまで先回りして書く、おせっかいメール。
自分の関心事、専門分野について事細かに書く、おしつけメール。
本来、伝えるべきことから離れ、話が横道に逸れる、脱線メール。

ほかにも、自分が知っていることは相手も知っているとばかりに話を進め
る、おれ様メール。すぐに自分の経験に結びつけ苦労話や説教調になる、
語り部メール。身に覚えはありませんか(私は…あります)。

相手が知ろうとしている範囲を越える情報、相手に直接関係ない事柄もメ
ールの「ぜい肉」です。

特に、自分の得意分野や体験談は筆がのってスラスラ書けてしまうもの。
しかし、読む側には、自慢話やおせっかいにしかとれないことも。

相手にとって必要な情報か。自分の都合で書いていないか。

メールを送信する前に今一度確認を。結論や重要項目を先に述べ、私的な
見解や意見は簡潔にまとめて最後に書き添えるほうが好ましいですね。

▼ 遠慮は無用
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
あいまいな表現も「ぜい肉」です。

「行ける時に伺います」
「そのうち」「近々」
「至急」「なるべく早く」

上記いずれの場合も、本当にその気、その必要があるのなら、期限を明示
するほうが親切です。

「お暇な時にご返事ください」「お手隙のときで構いませんので、ご回答を
お願いします」という言いまわしも、返信を求める場合は「〇〇までにご返信
いただけるとありがたいです」と期日を明示するか、「ご返事をお待ちしてい
ます」と返信を促す言い回しをお勧めします。いつでもいいという返信は
忘れられがちです。

「~かもしれません」「~と思います」もクセモノです。断定を避けると
きに敢えて使うこともありますが、多用していると、不確か、逃げ腰、優
柔不断な人という印象を与え兼ねません。

いらぬ気を回して、遠慮がちに書くより、ビジネスメールでは「いつ、何
を、どうする」を明確に書くほうが歓迎されます。

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今週は、すっきりスリムなメールの書き方を伝授します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法     < メールのダイエット(3)
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修飾語を抑える!

▼ 飾りはぜい肉
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
言葉を飾ると文章が重たくなります。

ビジネスメールに修飾語を使いすぎると、文章に書き手の感情や主観とい
う「ぜい肉」がつき、事実が正確に伝わりにくくなるのです。

シャキッとスリムなメールにするには、修飾語は最低限に抑え、事実を冷
静に客観的に書くことが大切です。

たとえば、次の一文。

営業にすごくハンサムな山田さんという男性がいますので、
彼をお尋ねください。

「ハンサムな」は山田さんの特長を表してはいますが、あくまで書き手の
主観(好み)。他の人が見て必ずしも「ハンサム」であるとは限りません。
「すごく」に至っては、根拠のない「ハンサム」を強調していて、読み手
に余計な期待、先入観を与えかねません。

この場合、「山田さん」という名前がわかっていれば、名札を見るなり、
尋ねれば本人だと確認できます。「山田さん」にかかる「すごくハンサム
な」を取り払い

営業の山田さんという男性をお尋ねください。

という一文で十分、意味は通じます。

「すごく」「とても」「大変」という副詞は多用すると文章がどんどん大
げさになります。強調したい部分だけにピンポイントで使う方が効果的で
す。

▼ 数値に置き換え具体的に!
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人を紹介する際のメールも

小川さんはベテランのデザイナーで実績も数多くある人です。

と書くより

小川さんはデザイナーとして20年のキャリアがあり、3年連続広告賞
を受賞した実績の持ち主です。

と、具体的な年数や数値を示した方が相手の様子が明確になり、分かりや
すいです。

新聞記者に取材された知人が「やたらと数字を聞かれて答えるのに苦労し
た」と言っていました。

記者からすると「だいたい」「近々」「たくさんの」というあいまいな受
け答えでは、読者にイメージが伝わりません。新聞記事として具体的に伝
えるために「一日に約50枚」「1週間後には」「60冊の」という風に数値
で示す必要があり、細かく数字を聞き出すわけです。

メールや企画書も具体的に数字に置き換える習慣をつけるとよいでしょう。

修飾語の使用も仲間内で交わす私的なメールはこの限りではありません。

「すごくおいしいランチのお店」「とてもハンサムな美容師さんのいるヘ
アサロン」など、特に女性同士のクチコミメールは修飾語が多いほうが印
象に残りますよね。メールもTPOに合わせ、使い分けましょう。

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今週は、すっきりスリムなメールの書き方を伝授します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法     < メールのダイエット(2)
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接続語を省く!
▼ 新聞が読みやすい理由
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新聞記事を読んでみてください。

「接続詞」がほとんど使われていないことに気づきませんか?

あっても、せいぜい「ところが」「つまり」くらいでしょうか。「そして」
「だから」といった接続詞は新聞にはほとんど登場しません。接続詞を多
用すると文章がまどろっこしくなり、すっきりしないからです。

スリムな文章は歯切れのよい文章でもあります。接続語の多用を避け、セ
ンテンスは短めに。

「ので」「が」「ため」など、接続助詞も同様です。

「このため、△△△していましたが、□□□になったので…」と一文がだ
らだらと続いていくのは読みづらく、疲れます。接続助詞も多用は禁物。

▼ 使うより、省く!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
接続詞や接続助詞は、つい使ってしまいがちですが、省いても十分意味は
通じます。

「また」「および」「そして」などは省略しても意味が通じる接続詞です。
「このため」「~のこと(もの)」という接続助詞も重ねて使わないほう
がスッキリします。

メールを書き終えたら、無駄な接続語がないか注意して読み返してみましょ
う。きっと、一つや二つは省略できる語があるはずです。

最近、メールでよく目にするのが単独で使われる「なので」。

前文を受けて「そういう理由で」「その結果」に代わる言葉として、後の
文章とつなげる時に使われているようです。

便利ではありますが、略した言葉にかわりなく、使うのは内輪に留めてお
くほうが無難でしょう。ビジネスメールに使うなら、「ですから」と言い
換える方が好ましいですね。

余談ですが…。
編集プロダクションに勤務時代、新聞社の就職情報誌の原稿を担当してい
たことがあります。その時、この「接続語抜き」の洗礼を受けました。
新聞社に提出した原稿は、接続語にことごとく「赤」が入って戻ってくる
のです。このときに鍛えられたおかげで、不要な接続語を使わない書き方
が身につきました。慣れるまで大変でしたけどね。

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仕 事 の メ ー ル 作 法        < メールのダイエット
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繰り返しを断つ!

▼ リピートしていませんか?
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あなたのメール、無駄なぜい肉ついていませんか? メールもすっきりス
リムに簡潔に! 今週はメールをダイエットするポイントをご紹介します。

まず、気をつけたいのが同じ言葉の連発。

特に気をつけたいのが、お礼のメールの「ありがとうございます」、お詫
びのメールの「申し訳ありません」です。気持ちを伝えたいがために何度
も繰り返していると、逆に真意や誠意が伝わりにくくなります。

「本当に」も要注意。「ありがとうございます」や「申し訳ありません」
の気持ちを強調しようと「本当に」をつける場合も、多用は禁物。繰り返
し使いすぎると読み手は鼻白むものです。

結語として使う「よろしくお願いします」も便利な言葉ゆえ多用してしま
いがちです。「お見積をお送りしますので、よろしくお願いします。では、
引き続きよろしくお願いします」なんて、笑い話みたいですが、つい使っ
ていませんか?

▼ 繰り返した方がいい言葉
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
対話する時もそうですが、アドバイスも注意もお説教もクドクドと長いと
辟易します。逆に誉められるのも何度も繰り返されるとリアクションに困
ります。

お礼やお詫びに限らず、相手に一番伝えたいことは文の初めに持ってくる
ほうが伝わりやすいです。

あれこれ理由を並べ立てていると、結局、何が言いたいのか焦点がぼやけ
てしまうんですね。それがメールのぜい肉になるわけです。

メールでは、キメの言葉は冒頭に! 結論から先に書くことをおすすめし
ます。

でも、繰り返した方がいい言葉もあります。

それは相手の名前。対話でこの手法を使う人も多いですが、メールでも、
合い間合い間に相手の名前をさしはさむようにすると感じがいいです。

「○○さんにお会いできて嬉しかったです」「○○さんには本当に申し訳
ないことをしました」「○○さんだからご相談するのですが…」など、主
語として相手の名前を明示すると、語りかけるような印象が残り、相手と
の距離感もぐっと縮まります。

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