今週は、すっきりスリムなメールの書き方を伝授します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　 ＜ メールのダイエット ＞
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繰り返しを断つ！

▼　リピートしていませんか？
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あなたのメール、無駄なぜい肉ついていませんか？　メールもすっきりス
リムに簡潔に！　今週はメールをダイエットするポイントをご紹介します。

まず、気をつけたいのが同じ言葉の連発。

特に気をつけたいのが、お礼のメールの「ありがとうございます」、お詫
びのメールの「申し訳ありません」です。気持ちを伝えたいがために何度
も繰り返していると、逆に真意や誠意が伝わりにくくなります。

「本当に」も要注意。「ありがとうございます」や「申し訳ありません」
の気持ちを強調しようと「本当に」をつける場合も、多用は禁物。繰り返
し使いすぎると読み手は鼻白むものです。

結語として使う「よろしくお願いします」も便利な言葉ゆえ多用してしま
いがちです。「お見積をお送りしますので、よろしくお願いします。では、
引き続きよろしくお願いします」なんて、笑い話みたいですが、つい使っ
ていませんか？

▼　繰り返した方がいい言葉
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対話する時もそうですが、アドバイスも注意もお説教もクドクドと長いと
辟易します。逆に誉められるのも何度も繰り返されるとリアクションに困
ります。

お礼やお詫びに限らず、相手に一番伝えたいことは文の初めに持ってくる
ほうが伝わりやすいです。

あれこれ理由を並べ立てていると、結局、何が言いたいのか焦点がぼやけ
てしまうんですね。それがメールのぜい肉になるわけです。

メールでは、キメの言葉は冒頭に！　結論から先に書くことをおすすめし
ます。

でも、繰り返した方がいい言葉もあります。

それは相手の名前。対話でこの手法を使う人も多いですが、メールでも、
合い間合い間に相手の名前をさしはさむようにすると感じがいいです。

「○○さんにお会いできて嬉しかったです」「○○さんには本当に申し訳
ないことをしました」「○○さんだからご相談するのですが…」など、主
語として相手の名前を明示すると、語りかけるような印象が残り、相手と
の距離感もぐっと縮まります。

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