今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(5)>
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メールは必ず届くとは限らない
昨日の記事とも関連するのですが、
メールの返信について、読者のかたからいただいご意見を紹介します。
<読者 H.K さんのメール>—————————————–
私は、15年前から(スピードの遅い)パソコン通信を始めたような人間で
あり、いきなりブロードバンドでインターネットを始めた層とは、若干、
感覚が異なるところがあります。
海外で延べ12年暮らしていたゆえ、
「メールというものは、必ず相手に届くとは限らない
(届かずに迷子にあることも少なからずある)」
と考えており、受け取ったメールには、受け取った時点で、受け取った旨
の返事を、まず、速やかに書くことを心がけています。
そういう点では、日本の(届かないことはほとんどない)携帯メールの感
覚で、「返事は、返事の内容が用意できたときに書く」という相手の対応
に、いらつくことがしばしばあります。
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▼ 届かないこともある。だから…
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そうなんですよね。メールは届いて当たり前なものではなく、届かないこ
ともある代物。日常的にメールを使っていると、そのことをつい忘れがち
です。
私なども勝手なもので、人に送ったメールの返信がないと気になるのに、
自分が受信した時は、すぐ相手に返信しているとは限らない、というのが
現状です。
返信は先送りするほど送りづらくなったり、忘れてしまうこともあるので、
見習いたい習慣です。
▼ 相手にとって適切な対応を考える
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受信した側からすると、きちんとした回答を送りたいがために返信を後回
しにしてしまう、ということもあります。
そんな時も、先にひと言
「ご連絡、ありがとうございます。詳細は後ほど改めてメールします」
と返しておけば、相手も安心し、自分も気が楽です。
即返信が無理でも、その日のメールはその日のうちに返信するとか、メー
ル対応の時間を決めるなど、自分で「返信のルール」を持つことも必要か
もしれません。
一方で、メールを送っても電話で返信がある相手もいます。相手の多忙さ
を推し量り、メールの返信はないもの、と割り切ってしまっている場合も
私はあります。
相手の状況、自分の状況を踏まえた上で、適切な対応を工夫していくこと
も大切でしょう。
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