2006年11月30日

【仕事のメール心得帖】　Concretely　＜メールの5C（4）＞VOL.472

今週は、メールを書くときに気に留めたい5つのCについてです。
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仕事のメール作法　　　　　　＜ メールの5C（4）＞
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Concretely

メールを書くときに心がけたい「5つのC」。
四つ目のCは「Concretely」。「具体的に書く」ことです。

▼　数値や固有名詞で表す
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

あいまい、あやふやな表現は誤解を招きやすくトラブルのもと。
思い違い、取り違いを避けるためにも、伝えたいことを具体的に表現する
習慣をつけたいものです。

できるだけ数値化して表すようにすると具体性が増します。
たとえば、月日や時間はいつか、数量がどのくらいか、値段がいくらか。
数値に置きかえて表すようにするといいですね。

「来月の初め」は「12月1日に」
「午後には戻ります」は「14時半に戻ります」
「多数の申込がありました」は「一日に15件申込がありました」
「かなりお得です」は「500円もお得です」
といった具合です。

人を指すような場合は「皆さんによろしくお伝えください」でも意味は通
じますが「山田さんや川本さんにもよろしくお伝えください」と特定の人
物名を挙げると印象が変わります。

「うちの女の子に渡してください」より「総務の平岡に渡してください」
と伝える方がはっきりします。

数値や固有名詞を使い、具体的にイメージできる表記の仕方を工夫しましょ
う。

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Category: メール作法, ＰTag: ビジネスメール, メール対応, 学び直し

2006年11月29日

【仕事のメール心得帖】Correctly＜メールの5C（3）＞VOL.471

今週は、メールを書くときに気に留めたい5つのCについてです。
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仕事のメール作法　　　　　　＜メールの5C（3）＞
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Correctly

メールを書くときに心がけたい「5つのC」。
三つ目のCは「Correctly」。「正しく書く」ことです。

▼　確認作業と読み返し
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正確に書くためには、確認をしてから書く習慣をつけることです。

「多分」「おそらく」「～らしい」という根拠のない予測や、噂や人が言っ
ていたことのまた聞きなどの不確かな情報を書いてしまうのは混乱のもと。

少しでも相手が知るきっかけになればと、うろ覚えの内容や自分の憶測で
書くのもいただけません。確かめもせずそういう情報を流してしまうと、
相手が確認を強いられ、余計な時間を使うことにもなりかねないからです。

表現的な間違いは、文章を書いたあと読み返すことである程度解消できま
す。

名前や社名など固有名詞の書き誤り、打ち間違いや変換ミスがないか、送
信する前に一読して確認を。

パソコンを使い慣れると、辞書で確認するという行為が激減します。
ですが、これを怠ると文章の上達はなく、日本語力は確実に低下してしま
うので要注意です。