2007年4月27日

【仕事のメール心得帖】打診の仕方＜メールのマナー（5）＞　VOL.570

今週は、基本的なメールのマナーについての考察です。
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仕事のメール作法　　　　＜ メールのマナー（5）＞
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打診の仕方

下記は訪問の日程を打診するメールです。
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（前略）

○○様からご紹介を頂きました、△△と申します。
早速ですが、御社を訪問させていただき
XXXXの件についての打ち合わせをお願いできればと存じます。
つきましては、ご都合の良い日程をご指示頂けないでしょうか。
ご検討の程、よろしくお願いいたします。

用　件　　XXXXの件についての打ち合わせ
日　時　　下記の日程のうち
ご都合の良い日をお知らせください。

1案　　4月　28日（土）
2案　　5月　1日（火）
3案　　5月　 2日（水）

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このように日程などの打診をする際は、幾つか候補日を挙げて相手に選択
してもらう書き方をすれば、受けとった側は希望の日程を返信するだけで
よく、さっと用件が片付きます。

日程に限らず、例えば、上司から仕事の指示があった場合「これはどうし
ましょうか」「あれはどのようにしたらいいのですか」といちいち尋ねな
がら進めるより、企画書をまとめるなりしてある程度自分で形にし、上司
に全体像を確認してもらうという進め方にすると、事がスムーズに運びま
す。

メールも同じ。相手が望む形を想定し、確認するだけでいいようにまとめ
たり、イエス・ノーで答えられるように持っていく配慮があると歓迎され
ます。

メール以外の仕事のやりとりでも、大切なのは想像力。自分で考え、相手
の望む形に工夫し提案することで、お互いの仕事の効率がアップし、生産
性も上がります。

自分勝手に先走りすぎてはいけませんが、常に「一歩先を見る」視点を持
つと得るものが多いのではないでしょうか。

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Category: メール作法Tag: ビジネスメール, メール対応, 学び直し

2007年4月26日

【仕事のメール心得帖】質問の後に…＜メールのマナー（4）＞VOL.569

今週は、基本的なメールのマナーについての考察です。
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　仕事のメール作法　　　　　　　　　　　＜メールのマナー（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　質問の後に…

ミクシィなどのSNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）で、ひと
とき「読み逃げ」が話題になりました。SNS上の日記を読むだけでコメント
やメッセージを残さないことを「読み逃げ」と称すらしいのですが、質問
メールを送る際によくありがちなのが「聞き逃げ」。

自分が分からないことを人に聞くだけ聞いておいて、相手から返答がある
と満足してそれっきりというケースです。私はこちらのほうがよほど問題
ではないかと思っています。

この場合、質問した側は回答が得られて満足でも、回答した側は「その後
どうなっただろうか」とか「解決したのだろうか」と気に留めているもの
です。回答するのに労力と時間がかかっていれば、なおさらです。

質問への回答にお礼や報告をするのは、メールに限ったことではなく対面
や電話の場合でも必要なことではないでしょうか。

メーリングリスト（ML)で質問をした場合は、回答を得た後にどのような
結果になったかを報告すると歓迎されます。

回答へのお礼は当たり前で、それ以上に、投げかけた質問からどのような
成果や結果が生まれたかを報告することで、ML参加者が知識を共有できる
からです。

インターネットの双方向性は、このようにお互いに知識やノウハウ、情報
を共有し、次につなげるのにとても有効。「聞いたら返す」という気持ち
を忘れずにいたいですね。