今週は、受信したメールの整理法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール整理術（5）＞
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Gmailの活用

通常使っているメールアカウントが使えないとき用に、Googleが提供して
いる無料のWebメールサービス「Gmail」を併用しています。

保存容量2,500 MB を超える点が魅力で、スパムメールも事前に振り分け
られるのでほとんど目にすることもありません。

メールとその返信がスレッドとして自動的にグループ化されるので、フォ
ルダに振り分けなくても、過去のメールのやり取りが簡単に探し出せるの
も便利です。

メールに「ラベル」を貼り付け、ラベルごとに過去のメールを整理。
「ラベル」には送信者の名前や社名、業務名をつけておき、チェック済み
のメールをラベルごとに管理できるのです。

私は業務別に「社内報69号」「8月分メルマガ」といったラベルを設定し、
担当者とやりとりしたメールは処理がすむたびに所定のラベルをつけて保
存しています。

▼　検索オプションで細かく検索
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過去のメールを探すときは、Gmail専用の検索画面にキーワードを入力し、
Googleで検索する要領で検索をかけます。

さらに「検索オプション」を利用すると、差出人、宛先、件名、添付ファ
イルの有無、日付の検索範囲などを絞り込んで検索できます。

上記に挙げたのは、ごく初歩的な活用法。チャットやインスタントメッセ
ージを利用したり、自分の使いやすいようにカスタマイズできます。

保存容量が大きいので不要メールを削除する手間もなく、整理・検索でき
る点が気に入っています。

通常のメールのやりとりをBCCでGmailのアカウントにも送り、メールのバッ
クアップを取る方法もあるようです。サブアカウントとしてGmailを活用す
ると、何かと便利です。

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