今週は、感じのよいビジネスメールへの書き換え指南です。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 書き換える技術(3)>
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見たら分かる?
読者のかたから次のようなメールを頂きました。
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ある宿のホームページから宿泊予約を入れた後に、ホテル旅館協同組合
のサイトで宿泊割引券をみつけ、それが使用できるかどうかを問い合わ
せた際に受け取った返信です。
『ご予約ありがとうございます。
ホームページにも記載がございますがプランと他の割引券との併用は
できませんこと何卒ご了承くださいませ。
お越しをお待ちしております』
宿のホームページのインターネット予約画面には、上記のような注意書
きの記載はありませんでした。
(中略)
ホームページの作り方はさまざまなので、求める情報に辿り着けないこと
がよくあります。それを解決すべく問い合わせをした際の回答に、
『ホームページに載ってます』
とあると、不親切だなぁと感じてしまいます。
読者 A.M 様
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A.M さんと同じような経験、私もあります。ネットショッピングやネット
オークションでも同じことが起こり得ると思います。
ホームページを制作する側は「見れば分かるでしょ」と思っていても、
それを見る側には「どこにあるの?」ということが少なからずあります。
少なし、見る側が見落とさずに済むような記述や制作上の配慮があると、
うれしいものです。
上記の宿泊先からのメールに対して、
A.M さんは『ホームページに載ってます』で済まさず
『インターネット予約は、すでにお得なプランとなっておりますので、
割引券との併用はできません』
という表現なら、メールを受け取る側も納得できるのでは、と結んでいます。
メールだけのやり取りの場合、上記のように
「ホームページにも載っているとおり」以外にも
「先日のメールで書いたとおり」という記述も要注意。
自分が覚えている内容を、相手も同じように記憶していたり、認識している
とは限りません。メールでのやり取りや打ち合わせの際は、書く側には面倒
でも、読み手が理解・納得できるように所定の部分を示したり、過去に遡っ
てポイントを伝えるという“ひと手間”を惜しまぬことも大切ではないでしょ
うか。