【仕事のメール作法】読者からのお便り＜メールか電話か（5）＞

今週は、適切な伝達方法について考察します。
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仕事のメール作法　　　　　＜ メールか電話か（5）＞
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読者からのお便り

メールか、電話か。今週のテーマについては、読者のかたからもご意見を
いただきましたので、ご紹介します。

まずは、入社5年目になる男性読者から次のお便りをいただきました。

＜読者からのお便り＞———————————————

今の部署に配属されて4年目となりました。
配属後の4年間・・・ここの部署実は・・メール主体です。

（中略）

・朝礼なし・（他部署はあります）
これ本当に驚きました。まだ新人のころ、一体どうやって
コミュニケーションとるんかい！　と思った次第です。

上司から「●●の件について連絡あります。以下熟読して下さい」
「会社全体朝礼があります。以下確認して下さい」

ええ？　伝達全てがメール？？　これで朝礼が省略されているようです。
隣や前の席に座っている人からもメールできます。

たしかにメール1本送信すれば、完了かもしれませんが…。
最初の1年は戸惑いました。口頭連絡でもいいじゃん！　と思ったことも。

（4月から購読の男性読者さん）
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実際に、伝達全てがメールだと戸惑いますよね。
一方で、このようなお便りも。

＜読者からのお便り-2＞——————————————-

隣席同士なのにメールをしていたことは
よくありましたね

社内周知などは口で言うとその場限りだったり
忘れやすいこともあったりで
文書化（メール化）しておいて意識を高め
情報を共有化ということもあって
よく使っていました。

周知簿代わりにしており、
知らなかったのは読まなかった方が悪い
という感じでした。

悪い使い方では無いのですが証拠化して
意識を高め、責任の共有化に利用していましたね。
（読者　仙人さん）
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用件の内容によっては、メールで文書化して共有するという方法を
とっているところもあるということですね。

＜読者からのお便り-3＞——————————————-

e-mailはよく「バケツリレー」に例えられますが、
どこでこぼれても誰も保証してくれない通信手段です。
これはIT技術者の中ではほぼ常識なのですが、
一般の方はメールは『必ず瞬時に届くもの』という神話が
あるように思えます。

となれば、絶対に伝えなければならないことを
メールで伝えるのは不可です。

というように個々に理由はありますが、私の場合下記のような用件を
メールで行うのは不適切と考えています。

・相手が本人であることを確認して伝えるべきもの
・相手に今すぐ聞いてもらいたいこと
・相手に今すぐ回答をもらいたいこと

あと、道徳的に顔をしかめるむきもあるかもしれませんが
・記録に残したくないこと

（IT技術者・星のおじ様）
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上記の「相手が本人」「今すぐ聞いて」「今すぐ回答」という内容は、
電話の方がより確実に伝わりますよね。

「記録に残したくないこと」としては、人の噂や悪口が挙げられる
と思います。書いてしまったが最後、本人の目に触れたり、他に流出する
危険性をはらんでいます。

メールの不確かさも知ったうえで、伝達手段として賢く利用したいですね。

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