今週は、メールで印象づける方法についての考察です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 印象づけるメール術(2)
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返信の早さ

今回の新刊にこじつけるわけではありませんが
メールの返信が早いことも相手に好印象を与えるポイントになります。

即レスとまではいかなくても、客先からのメール
特に初めての相手からの依頼や問い合わせのメールには
「返信の早さ=対応の早さ」とみなされる傾向にあるようです。

私の客先でも社外からのメールは
遅くとも1時間以内に返信することを社員に義務付けている会社があります。
見積もりを送るときは、特に早めに返信するそうです。

ネットショップでは自動返信メールにしているところが多いですが
問い合わせやトラブル時にメール対応が早いところは好感を持ちます。

即レスすることがすべて、絶対とは思いませんが
返信の早さで仕事への取り組みや関心の高さを見られている
という気はします。

ですから、仕事上のメールの返信は、
早くはしても遅くはしない努力が必要かもしれません。
スピードアップも大切ですが、それ以上に今より遅くしない努力です。

ある仕事の依頼先で、ここ数年のうちに
みるみるメールの反応が遅くなっていったところがあります。

当初はほとんどが即レスでしたが、
今はこちらから確認のメールを送らないと返信が来ないという状態。

仕事の対応も前ほど熱心ではなく、軽んじられているなぁ
というのを感じ、残念に思います。

頻繁に会わない相手ほど、このようにメールの反応だけで
相手の対応力や熱意の衰えが見えてしまうのです。
わが身に置き換えて気を付けるようにしています。

あ、でも、このメルマガでは
即レスを望んでいませんし、メールの早さで
相手を試すようなこともしていませんので、あしからず。
私自身が即レスできていませんので、ご容赦ください。

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今週は、メールで印象づける方法についての考察です。
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仕 事 の メール 作 法        < 印象づけるメール術
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参加申し込み

今回の【しごび】読者の集いでも感じたことなのですが…

会合やオフ会などの集まりで参加申し込みをする際
特にお互い初めて対面する場合には

参加申し込みメールに名前や連絡先などの必要事項のほかに
その人の特徴を示す要素が何か書き添えてあると
実際に対面する時に印象に残りやすいと思いました。

会社名や所属部署名だけでも十分なのですが
どんな仕事をしているとか
自分でメルマガを配信していたり、ブログを書いているとか

カジュアルなオフ会であれば
出身地とか、趣味や関心事などでも
いいと思います。

実際に対面すれば、自己紹介でわかることでも
事前に、参加者名簿に補足できるちょっとした情報があると

特に参加者の多い集まりの場合は
すぐに“その人”と判別することができ、
話すきっかけになります。

今回の読者の集いでも
「利き酒師です」というひと言があった一方
「お酒が苦手でも参加できますか?」という質問もあり
どちらの参加者も印象に残りました。

「普段着でいいですか?」「○歳ですが、参加していいですか?」
という質問も、その人を覚えるきっかけになります。

メールに限らず、説明会など、人が複数集まる場では
積極的に質問すると目立つので
自分をアピールしたい場では私もよく質問をすることにしています。

なくてもいいけど、あるとわかりやすい
メールにそんなひと言を添えておくと
対面する時に少しだけ人より差をつけられる気がします。

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今週は、使い方に注意したい言葉・表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 気をつけたい言葉(5)
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「こ」の使い方

最近、バラエティ番組でよく使われている言葉に「こ芝居」があります。
「余計なこ芝居しなくていいから」と突っ込みを入れるときに
使われています。

日常会話でも「こじゃれた店」「こぎれいにして」「こざかしい人」
のように「こ」を使う表現があります。

これらの「こ」は「小」を意味し、「少しばかり」という意味合いで、
対象をやや侮ったニュアンスが感じられます。
「こざいく(小細工)」「こてさき(小手先)」なども同様です。

上記の言葉は「細かい芝居」「雰囲気のある店」「きちんとして」
「要領のいい人」と言い換えることができます。

「小細工」は「細かい」、「小手先」は「機転が利く」と
言い換えられますが、
「つまらぬ小細工をして」「小手先でごまかす」のように、
前後の表現によってはマイナスな印象を与えることもあります

とりかたによっては悪い印象を与えることもあるので
「こ(小)」の使い方には気をつけたいところです。

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イギリス大学院留学、就職転職と好きなことだけをして
ロンドン滞在13年の著者が、
火曜日は英語、木曜日は学生生活や職場でのエピソードを、
土曜日は外国生活や国際結婚をテーマに、
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まぐまぐ大賞2007年部門2位受賞!

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今週は、使い方に注意したい言葉・表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 気をつけたい言葉(4)
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「ばれる」

「言わずにおきたかったのですが、ばれてしまいました」

露見する、発覚することを意味する「ばれる」。
「もう、ばればれでしょ」のように、口語的に使われたりもしますが、
「ばれる」自体がもともと俗っぽい言葉。

隠しごとが人に知られるという意味合いもあり、
「ばれる」を使う場面はあまり穏やかなこととはいえません。

わけありなことを想像させる「ばれる」ですが、
「わかる」「知られる」と言い換えることができます。冒頭の例文も

「言わずにおきたかったのですが、わかってしまったようです」
「言わずにおきたかったのですが、知られてしまいました」

となります。「露見する」「発覚する」では少々大げさですが
「わかる」「知られる」は意味も多少和らぎます。
場合によっては「表ざたになる」という言い方もあります。

いずれにせよ、こういう表現を使わずに済むように
内密な事柄はほどほどに。

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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 気をつけたい言葉(3)
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                           「いまいち」

先日、ある客先の担当者からのメールに
「なるはやでお願いします」とあり、
「なるはや(「なるべく早く」の省略形)」を実際に使っている人が
いることに、少々驚きました(今まで見たことなかったので…)。

「なるはや」以上に定着している省略語が「いまいち」です。
ご存じの通り「いまひとつ」の省略形ですが、
会話でも抵抗なく普通に使っていることが多い気がします。

会話で使う調子で書き言葉にも使ってしまいがちですが
ビジネスメールでは「いまひとつ」とするのが無難。

その際、「いまひとつ」の後に具体的な内容を述べるようにすると、
文としても収まりがよくなります
。例えば

いまひとつ反応がないので、再度、告知していただけますか」
「今回のプランは、いまひとつ決め手に欠けるようです」

といった具合です。

「いまひとつ」以外の言い回しとしては
「期待していたほど~ない」「あまり~ない」や
「~が(少し)足りない」「あと一息」が挙げられます。

上記の例文は

「期待していたほど反応がないので、再度、告知していただけますか」
「今回のプランは、決め手になるものが足りないようです」

と言い換えることができます。

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                             「なり」

「私なりに考えてみたのですが…」
「彼なりの判断でしたことだと思います」

このように「~なりに」「~なりの」は、
名詞や形容詞の後に付いて「それ相応の、それにふさわしい」状態を
意味します。

注意しなければならないのは、
目上の相手に対して使う表現としては不適切
であるということ。たとえば

「部長なりのご意見をお聞かせください」

は、上司に対して上から目線で尋ねている
印象を与えます。

この場合は
「部長のご意見をお聞かせください」
「部長はどのようなご意見をお持ちでしょうか」
「部長はどのようにお考えですか」
「部長はいかがでしょうか。ご意見をお聞かせください」
と言い換えます。

自分より目上の相手、敬意を示す相手には
「~なりに」「~なりの」
といった言葉を添えず
相手はどのように考えているか、どのような意見なのかを
尋ねることをおすすめします。

▼関連記事

「まぐまぐ!ニュース」でこの記事が取り上げられました。

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