今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 代理のメール ＞
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メールの代筆
読者のかたから次のようなメールをいただきました。
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ここ数日の間に何度も困ったメール作法があります。
それは、『上司から依頼された代筆メール』なのです。
上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っといて」と
頼まれることがちょくちょくあります。
お送りする相手の方とは面識がありませんので、
私が誰で、上司から頼まれてお送りしている…ということを
できるだけ簡潔に、なおかつ丁寧な文章で書くよう心がけています。
現在、件名は「○○を添付しています（××事務所）」とし、
本文に「○○（上司の名前）から指示を受け～・・・」と書いています。
他にスマートな書き方があるのではと思うのですが…。
とても気を遣い、時間もかかってしまいますので、
このタイプのメールにも自信が持てるようになりたいです。
よろしければご教授くださいませ。
（読者 Y.Kさん）
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私自身は、上司の代理でメールを送るという経験はないのですが
対面した相手と同じ会社のかたから代理のメールを受け取ったことは
何度かあります。
最近、そうした代理のかたからいただくメールが
増えてきたように思います。
おそらく、文書やデータのファイルを管理している担当者や部門が別にあり、
直接、そうした管理者や部門から情報が送られてくることが
多くなったからかもしれません。
Y.Kさんからのメールと時期を同じくして、他の読者のかたからも
対外的に代理でお詫びのメールを送ることになり、困った
という旨のメールをいただいています。
状況はいろいろあると思いますが、
上司の代理や担当者の代わりにメールを送信するというケースが
少なからずあるようです。
基本的には、Y.Kさんが書いている対応で問題はないと思いますが
今週は、代理メールで気を付けるポイントなどを紹介していくことにします。
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