今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 代理のメール（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
名を名乗る
上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っておいて」
と頼まれたら…
基本はまず、名を名乗ることからです。
上司が相手に「社の者からファイルを送らせます」と伝えている場合でも
直接本人からではない旨を知らせるために
どこの会社の、誰であるかを述べます。
このとき、気をつけたいのが
メールソフトの「差出人」名です。
社名と名前が入力してあれば問題ないのですが
ローマ字書きの個人名だけというケースも意外と多くあります。
メールを受信する際、件名と同時に差出人名もチェックするので
「何？」「だれ？」とすぐにはわからないような差出人名にしておくより
社名と氏名がすぐに分かるようにしておくとよいでしょう
個人名だけだと、迷惑メールに間違われやすいです
（Gmail は最初に差出人名が表示されるので、注意を）。
必要ファイルをメールで後ほど送るということが
相手と上司の間で了解済みであれば
最低でも会社名が表示されれば、理解してもらえます。
代理でメール送信するときに限らず
仕事で使うメールは、素性がわかりやすい設定にしておくことポイントです。
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信！
【仕事のメール心得帖】有料版 登録はこちらから
