今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 代理のメール（3）＞
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添付ファイルについて
上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っておいて」
と頼まれたら…
まず、名を名乗ります。次に
所定のファイルを送る旨を相手に伝えます。
このとき
「○○（上司の名前）から指示がありました
△△のファイルをお送りします」
と上司から指示があったことに触れてもいいですし
すでに上司から先方に、部下からファイルを送付することが
伝わっているのであれば
「△△のファイルをお送りします」
と簡潔に伝えてもよいでしょう。
私が取材先で担当者にお願いしたファイルが、
他のスタッフのかたから送られてきたケースを2例ご紹介しましょう。
▼事例1
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神垣 様
お世話になります。
□□□□（社名）○田（名前）です。
弊社○○（上司の名前）より指示があり
XXX構成図と顔写真送付のデータを添付いたします。
サイズは145×75mmで作成しています。
イラストレーターデータと一緒に、
見本でPDFもお送りします。
疑問点等ございましたら、ご連絡いただければと思います。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
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上記のようにデータの詳細に触れておくと
確認する時に役立ちます。
▼事例2
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神垣あゆみ様
本日の取材では大変お世話になりました。
XXXの活動写真を数枚お送りいたします。
ご確認いただき、不足であればお知らせください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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事例2のメールは取材後、すぐに送信されていました。
このように間をおかず対応する場合は
「上司の指示により…」という一文はなくても問題ありません。
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