今週は、上司の代理でメールを送る際の留意点について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 代理のメール(4)>
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件名
上司から「この名刺の人に、このファイルを添付して送っておいて」
と頼まれたら…
メール本文では、まず名を名乗り、
所定のファイルを送る旨を相手に伝えます。
では、件名は?
上司からの指示が
「この名刺の人に、このファイルを添付して送っておいて」
ということであれば、
ファイル名やこちらから送信する内容が
相手にすぐ伝わる件名とします。例えばこんな感じ…
「NPO○○○○○(団体名) 活動写真5点」
「XXXX構成図の件 ○○○○(社名)・山田」
今回、質問をいただいた読者Y.Kさんは
件名にカッコ書きで(××事務所)と自社名を入れているとのことでした。
初めてメールを送信する相手には
件名にも自社名を入れておくと
わかりやすいので、取り入れたい工夫ですね。
代理でメールを送信する場合は
代理で送信する旨を相手に伝えることは基本事項ですが
相手にとって重要なのは
「どこから」「何を」ということ。
メールチェックの際、最初に目に留まる件名で
社名と送信する内容がすぐにわかることがポイントです。
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