今週は、メールで説明する時の留意点についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールで説明（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　 相手に合わせる

　メールで何か説明を要する時、注意したいポイントについて
　今週は取り上げています。

　基本中の基本ではありますが
　「だれにでもわかるように書く」ことも
　忘れてはならないポイント。

　ただ、これは自分では意外と気づかないこともあります。

　例えば…
　印刷関係の仕事をしていると、当然のように使っている
　「表1」「表4」。

　「ひょういち」「ひょうよん」と読み
　冊子形態の印刷物の「表紙」「裏表紙」を指します。

　日頃からよく使う言葉なので、何の気なしにメールに書いて送ったら
　客先の新人担当者に「表1ってなんのことですか？」と
　尋ねられたことがあります。

　別のケースでは
　外国人相手の不動産業務をしている企業の担当者と
　メールのやりとりをしていた時

　カタカナの横文字が多用されていて
　「多分こういう意味かな？」と思いつつ、
　自信がないので辞書を引きながら、メールを読んだ覚えがあります。

　▼　“通じる”言葉で書く意識
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　このように
　同じ業種や業界、日ごろから付き合いのある相手には
　通用する言葉も、他社、他業種になると通用しないケースは
　少なからずあります。

　メールで説明する際は、
　「この分野は相手は初心者」という意識を持って
　“通じる”言葉で文章を書く配慮も必要です。

　ただ、最近は
　社会人として一般常識と思う言葉が通じないケースも…。

　「自分が知らない」＝「一般の人も知らない」として
　書き直しを言い渡されたとき
　「それは、あなたの語彙力が足りないからでは？」と
　納得できなかったことがあります。

　普通に読書をしていたり、自分で意味を調べる習慣があれば
　わかる範囲のことなのに…と残念に思いました。

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

　紀伊国屋書店の広島店では、2か所に平積みされてま～す！

　
メールは1分で返しなさい
著者：神垣 あゆみ
販売元：フォレスト出版
発売日：2009-03-05
おすすめ度：
クチコミを見る