今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読み手の負担を考える(3)>
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個別に指示
今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。
複数の人に同時にCCでメールを送るとき
全員に読んでほしい内容だからCCにするわけですが
実際は、もっと個別に知らせたいこともあると思うのです。
そういうときは
CCのメンバーの名前別に個別にコメントします。
例えば、こんな感じです。
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To:田山さん
CC:浜村さん, 永田さん
件名:○○社 取材記事の件
お世話になります。神垣です。
○○社 取材記事の件ですが
先方取材が9日10時に決まりました。
>田山さん
取材日程決まりましたので、撮影準備お願いします。
人物2名、室内です。詳細は別メールで後ほど。
>浜村さん
田山さんの写真が10日にあがるので、
レイアウトよろしくお願いします。
>永田さん
同時進行で原稿進めてください。
連休明け13日アップでいかがでしょう?
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こうしておけば、
極端な話、自分の名前のところだけ読んでおけば
指示の内容は把握できます。
▼ CCメールで“その人仕様”の指示を出す
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同じ仕事でも
それぞれ役割が違うので
一度にCCで送信するにしても
個別に指示を出す方が、結局はミスがなく
正確に伝わります。
さらに、個別に込み入った内容をやりとりするときは
CCからはずれて、改めて個別にメールすれば
他の人は余計な内容を目にする必要がありません。
一度に複数の相手に送信する場合も
個別にポイントを整理して
“その人仕様”の指示を出す書き方をすると
読み手はピンポイントで
自分への指示を読みとれるので
理解・把握する時間が短縮できます