今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読み手の負担を考える(4)>
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文字量の目安
今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。
1回のメールの文字量の目安としたいのが
パソコン画面をスクロールせずに読めるボリューム。
画面を下へ下へとスクロールしないといけないほど
文字量が多い場合は
Wordなどにまとめて添付する方が得策です。
メールは、ご存じの通り
行間が詰まっているので
通常の文書を書く時よりも
改行の頻度を高くして、文章をまとめないと
見た目の圧迫感が強いのです。
たいした文字量でなくても
詰め打ちでびっしり文字で埋めてしまうと
圧倒されて、読む気がしなくなるという
ことも…。
かといって
一行ごとに改行した文面というのも
全体的に見たときにパラパラして
これもまた読みづらいものです。
1行の文字数、改行の頻度は
自分でより心地いい状態に調整していく必要がありそうですが
1回のメールのボリュームとしては
1画面に収まる量を目安に、
文章をまとめ、整理する習慣を付けることをお勧めします。
さらに、
用件ごとにメールを分けることも心掛けたいポイントです。