今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読み手の負担を考える(5)
◆─────────────────────────────────◆
メールでよいか、考える

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介してきました。

メールにして送信すると却って用件が複雑になる
まどろこしくなるということはありませんか?

私はよくあります。

だから、
メールに用件をまとめるのに時間がかかりそうなときは
電話で説明する方が早いですし
急ぎの用件も電話で伝える方が確実だと思っています。

これは送り手の都合でもありますが
読み手にとっても、
用件ごとに複数のメールが一気に送られてくるよりも

確認項目をリストアップして
電話でやり取りしながら
1項目ずつ処理していく方が早い場合もあるでしょう。

このようにメールに依存しないことも
読み手に負担をかけない伝え方といえるのではないでしょうか。

▼ そのときメールが最適か!? の判断
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
やり取りの経過を記録として残すために
メールでの返信重ねることが必要な状況も確かにあります。

ですが、どれだけの割合で
その残されたメールの記録を読み返すのでしょうか。

顔が見える距離にいるのにメールでやりとりするより
直接席まで行って、案件をかたづける方が
お互いの時間の節約になることもあります。

そのとき
最短で、確実に処理できる方法として
メールが最適かどうかの判断は常にしていく必要が
あると思います。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

メルマガ詳細

記事全文を読む