今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事  メ ー ル 作 法　 ＜ メールの整理（2）＞
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分類の基準

毎度受信するメールの整理の仕方として、3通りの方法が考えられます。

1）内容ごとに分類
2）時系列で分類
3）優先順位をつけて分類

1）の内容ごとの分類は
仕事、客先、メルマガなど、メールの内容ごとにフォルダを設け、
分類する方法です。
細分化するほど、フォルダがどんどん増えてしまうのが難点。

2）の時系列での分類は、受信した日づけや時間などで
メールを分類する方法。
長期にわたる仕事のやりとりに向く方法かもしれません。

3）の優先順位を付ける分類というのは、
受信した順にメールをチェックし「即返信」「後で返信」に分けて
対応する方法です。
返信に迷う場合は「保留」という分類も考えられます。

ただ、この場合、「後で返信」に分けたメールは、
返信するのを忘れやすいという難点もありそうです。

▼　自分なりの基準を設け、分類
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私は昨日も書いた通り、内容ごとに分類派ですが、
私の周りは3）の優先順位派が意外と多いです。

たまった受信メールを「処理」「未処理」に一気に分けて対応する
という人もいました。

いずれにせよ、何らかの基準を持って分類しておくと、読み忘れを防いだり、
後で読み返す時に楽です。

1）の内容ごとの分類では自動振り分けを設定できますが
2）の時系列や3）の優先順位を付けての分類は
手動で振り分ける、という違いがあります。

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