今週は、「すみません」に頼らない表現法についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 「すみません」に代わる言葉
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                      多用するほど軽くなる!?

「すみません」は便利な言葉です。

謝る場合の最高敬語にあたるのが
「申し訳ございません」
なのに対し、

「すみません」は、
ちょっとした不都合やミスを起こした時に
使われやすい表現です。

もともと「すみません」は
動詞「済む」を打ち消したもの。

「済む」は物事の決着がつく、終結する、収まるという意味があり
それを打ち消す「済まない」の丁寧語が「すみません」です。

ですから、相手に対して「悪いことをした」という気持ちがあり、
気が済まないときや、心苦しい場合などに
本来、使われてきた言葉です。

ところが、相手に謝るときだけでなく、
頼みごとをしたり、お礼を言うときにも
幅広く使われるようになりました。

例)すみませんが、ご確認をお願いします(依頼)
良いものをいただき、すみません(感謝)

このように便利な言葉だからこそ
重みに欠け、普段着のように気軽に使えるので
多用するほど、真意が伝わりにくくなる点も否めません。

自分の方に非がなかったり
自分が悪いわけではない場合まで、必要以上に
「すみません」を使うこともないでしょう。

そこで、今週は
「すみません」に代わる言葉を考えていきたいと思います。

 

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今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          < メール対応の効率化(5)
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                            文の簡素化

メール対応の時間短縮について
昨日に続き、「書く」場合の工夫を考えてみましょう。

「相手に失礼のない表現」を考えすぎて
敬語の使い方をあれこれ迷っているうちに

時間がたっていく→焦る→余計まとまらない
→書けない
というパターンに陥ることもあるのではないでしょうか。

敬語表現を考えているうちに
手が止まってしまうという声も
よく聞きます。

敬語に関しては、
長くすれば、丁寧で適切なわけでは
決してありません。

むしろ、過剰な敬語は、真意が伝わらず
単に儀礼的に書いていると思われることも…。

「ご存知でいらっしゃいますか?」→「ご存知でしょうか?」
「返品させていただきます」→「返品いたします」
「ご丁寧なご案内をいただき」→「丁寧なご案内をいただき」

など、ひとつのフレーズや文に入れる敬語は1語程度に
留めておきましょう。

『さらりと返せる、大人のメール表現334』にも敬語表現について
まとめていますので、ご参考に!

社外のやり取りでは、敬語や丁寧言葉づかいは避けて通れませんが
社内のやり取りは、簡素化を試みてもよいと思います。

挨拶文などは抜きにして、用件から述べる
可否、有無の判断だけを連絡する
など、短い文でやり取りすれば
「書く」時間を短縮できます。

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今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール対応の効率化(4)
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                         整理してから書く

 メール対応の時間短縮
 今日は「書く」場合の工夫を考えてみましょう。

 「考えすぎて書けない」
 「結局、どのように書いていいかわからない」
 という声をよく聞きます。

 「考えすぎて書けない」場合は
 まず、伝えるべきことを
 メモに書き出してみます。

 その時点で文章にする必要はなく
 キーワードだけでも、箇条書きでも
 構いません。

 一回で完成した文章にしようとするから
 キーボードを打つ手が止まってしまうのです。

 書くべきことを頭で整理しようとして
 あれこれ考えているうちに
 時間がたっていく→焦る→余計まとまらない
 →書けない という悪循環に…。

 何を伝えるのか
 一度、書き出すことで
 頭の中でもやもやしていたものが
 とりあえず形になります。

 書くべきことの全体像を把握したら
 最も伝えたいことは何か
 を確認します。

 最も伝えたいこと = 結論
 です。

 1)結論
 2)理由
 3)詳細
 の順に文を組み立てていきます。

 メモ書きするときに、番号をふったり
 矢印で順番を整理してもいいでしょう。

 書くこと、その順番が整理できた段階で
 メールに書き出してみます。

 文章化したら、読み返し、流れをチェック。
 自信がない場合は、周りの人に読んでもらってもよいでしょう。

 声に出して読むと、文章のつなぎが悪いところなどが
 自分で確認できます。

 整理してから一度書いてみて
 修正して、完成させる
 という手順で臨んだ方が
 結果的に早く書けるようになります。

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今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < メール対応の効率化(3)
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優先順位をつける

メール対応の時間短縮を図る際
昨日に引き続き、「読む」際の工夫について考えてみましょう。

昨日述べた「振り分けてから読む」に関連しますが
読む優先順位を決めて、対処するのも一つ。

例えば
「仕事」「私事(プライベート)」「その他」と
大きく分け、

「仕事」関連のメールは送信者や件名から判断し
すぐ読み、最速で対処。

仕事に直接関係しない「私事」メールは
緊急の場合を除いては、手すきの時などに読んで対処。

定期的に読んでいるメールマガジンとか
ネットオークションのお知らせメールなど
「その他」に分類されるものは
読みたいときに読む。場合によっては、読まずに終わることもある
という、ゆるいくくりにしておきます。

受信した順にすべてのメールをその都度読んでいると
時間がいくらあっても足りないので
「必ず読む」メールを先に決めておくのです。

これは、メールを「書く」場合も同様で
すぐに返信すべき相手・用件に優先順位をつけて
書いていきます。

メールを「読む」・「書く」時間を設け
その時間内に優先順位の高いメールから
読んで書いていくことをルール化してもよいでしょう。

早めに出社して、始業前の30分
昼食を早めに済ませ、昼時間の30分
というように、
メール対応に集中する時間枠を決めてしまうのです。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、メールのやりとりにかかる時間の短縮についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < メール対応の効率化(2)
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振り分けてから読む

「メールを読む・書く作業に時間がかかっていて、効率化を図りたい。
何か良い方法はないだろうか?」

という質問に対し、
まず、読む際の時間を短縮する工夫を
考えてみることにします。

すでに多くのかたが実行していることと思いますが
メールの「振り分け」機能の活用もその一つ。

客先別、案件別など
受信トレイに個別のフォルダを作り
関連する受信メールを自動的に振り分けていきます。

そうすることで、誰からの、または 何についての
メールか、ひと目で分別できるので
読む優先順位をつけやすくなります。

一方。
受信トレイのメールを件名や送信者を見て、
「急ぎ」「後で」「調べて(考えて)から」のように
対応順に自分で一旦、分別してから
対処していく方法もあります。

私は、通常のメールは自動振り分けし、
G-mailでは、送信者を見て読む優先順位を付け、
読んだ後はラベルを付けて「アーカイブ」に放り込む
という方法をとっています。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール対応の効率化
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                         もっと時短を!

 先日、「メールの書き方勉強会」の講師を務めた際
 
 「事務所全員の懸念として、メールを読む・書くという作業に
  時間がかかっており、効率化を図りたい。
  何か良い方法はないだろうか?」

 という質問がありました。

 実際に当メールマガジン読者や、客先でも
 「メール対応に時間を取られ
  本来の業務になかなかとりかかれない」
 「本業に忙しく、メール対応が後回しになって
  残業してしまう」
 という声をよく聞きます。

 上記の質問があった事務所では、時短対策として

 1)実務でよく使う文書を、フォーマットとして「Google Docs」で共有し、
   その都度コピー&ペーストして使用
   ※「Google Docs」とは
     http://www.google.com/google-d-s/hpp/hpp_co_jp.html

 2)所内送信のメールタイトルには、それとわかる頭文字を入れて送信

 という工夫をしているとのことでした。

 1)については、頻出する単語やフレーズを「辞書登録」機能を使って
 登録しておく方法もあります。

 例えば、私の場合は
 「よろしくお願いいたします。」を「よろ」と打つと
 出てくるように登録し、メールの結びで使っています。

 送信の際は、「よろしくお願いいたします。」の前に
 「ご確認のほど」「ご回答を」などの言葉を添えて
 バリエーションを付けています。

 それが面倒ならば
 「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
 「ご検討をお願いいたします。」
 のようにフレーズごと辞書登録しておくのもよいでしょう。

 2)については、スタッフや業務別にML(メーリングリスト)を設定したり、
 イントラネットを活用したり、という方法もありそうです。

 今週は、こうした
 メール対応を効率化する対策を考えていきたいと思います。

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