今週は、メールの最後に添える署名について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 署名、再考(5)
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その他の留意点

最後に、署名に関して気に留めておきたいポイントを挙げます。

▼署名に使う英数字

半角が収まりがよく好ましいと思います。
ただ、電話番号や住所ではなく、社名などを強調したい場合は
全角の方が目立ちます。

全角と半角が混在すると、見た目にきれいでないので
バランスを取りながら整えることが必要です。

▼署名の装飾

署名に使う罫線や記号はシンプルが一番。

■■■ や ★★★ や 〓〓〓 のように
見た目に重たいものを使いすぎると、圧迫感があります。

連続して使うような場合は、□□□ や ◇◇◇ や ☆☆☆
の方が好ましいです。

罫線も ── や —- などがすっきり見えます。
いずれにせよ、多用してゴテゴテしないように注意を。

▼署名なしの場合

署名が入っていれば、文末に名前を添える必要はありませんが、
やり取りが続き、互いのメール本文の引用が続くような場合は、
その都度署名を入れなくても、
最新の本文の下は名前だけでも問題ないでしょう。

署名については、こちらで記事になっています。
今週述べてきたことのポイントが紹介されていますので
ご覧ください。

【webR25】メール署名の常識/非常識を探ってきた!

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◇─────────────────────────────────◇
あ と が き
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「買う」ことにも
理論と技術がいるんです。

今日、ご紹介するのは、まさに
「バイヤーの、バイヤーによる、バイヤーのための」
有料メールマガジン。

バイヤーとは、簡単に言うと
「買うことを仕事にしている」人たち
(当たり前すぎる表現ですね。失礼しました…)。

中でも“意識の高いバイヤー”が購読者の
メールマガジンだけあり、
切れ味鋭く、現場の状況にぐぐっと踏み込んだ
内容です。

バイヤーとは無関係の私が
このメルマガに強く惹かれたのは
「サンプル号」にある次の問いかけでした。

「今のままのキャリアでいいですか?」

続いて
「バイヤーという職業で生き残る方法」
「社内コンサルタントになる方法」
「戦略を持つバイヤーになる方法」
「バイヤーとしての仕事を豊かにする理論を持つ方法」
「一人の社会人として、バイヤーとして市場価値を高める方法」

上記に挙げた項目の「バイヤー」という言葉を
自分の仕事に置き換えたとき
「知りたい!」という内容ばかりでした。

バイヤーとライター
仕事の内容は異なりますが
今、置かれている状況はまったく同じです。

このままじゃ、いけない。
仮説を立て、実践し、検証する。
戦略や理論を身に付ける。

そうして
自分で自分の価値を上げていかなければ
先行き全く不透明というか
限りなく闇に近い暗がりの中をさまようばかり…。

理論的な部分は特に
バイヤーの実務に添った内容ですが
そこから読み取れる視点や切り込み方は
他の職種でも応用・勉強になること請け合いです。

現状に危機感を覚えている他業種の方
とりわけ、
バイヤーと接している営業担当者にも
興味深く読めるメールマガジンです。

まずは、1カ月の無料購読をお勧めします。

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メールマガジン【 ほんとうの調達・購買・資材理論 】
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同業の傾向や対策に目が行きがちですが
異業種からは本当に「あっ!」という視点を学べますね。

このメールマガジンの執筆者
坂口孝則さんと牧野直哉さんらによる書籍も
最近、出版されたようですね。

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今週は、メールの最後に添える署名について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 署名、再考(4)
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署名の応用

署名は、一度設定してしまえば、
送信するたびに自動的に挿入されます。

署名に必要な要素が盛り込まれていれば、
それを継続して使えばよいのですが
何かしら情報を添えて変化をつけると新鮮味が出ます。

例えば…
「ツイッター始めました!」とアカウント共に一文添える。
「ブログ、毎日更新中」とブログのURLを添えてアピール。
「7月30日に『○○○』が新発売!」と新商品の告知。

このようなちょっとした情報を署名の前後に添えるのです。

私が面白いなと思ったのは
「私が利用中のお勧め文具とサービス」として
商品やサービス名とURLが署名の最後に添えられた署名。

こすると消えるボールペンとか、
オンラインプリントサービスとか…。

自分で使ってよかったものを
お役に立つ情報としてさりげなく
というのがポイントです。

露骨に“売り込み”感の強いメッセージだと
好感より不快感を相手に与えることになるので要注意。

▼ 署名設定時にしっかり確認
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
署名で気をつけておきたいのが
文字の間違いです。

アドレスやURLが1文字違っているだけでも
送信や表示がされません。
住所や電話番号もしかり。

間違いに気づかぬまま、ずっと使っていた…
ということがないよう、署名を設定するときには慎重に
しっかり確認をしましょう。

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今週は、メールの最後に添える署名について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 署名、再考(3)
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基本の署名

署名に必要な要素を押さえた、基本の署名を例として挙げます。

(フルバージョンの署名例)
──────────────────────
株式会社○○○○ 開発事業部
佐藤太郎
——————————————–
〒733-XXXX 広島市西区1234-5  ○○ビル5F
電話:082- XXX – XXXX 携帯:090- XXXX – XXXX
FAX:082- XXX – XXXX
E-mail:xxxx@xxxx.com
URL: http://www.xxx.com
──────────────────────

上記のように
必要要素を網羅した「フルバージョン」のほかに、
必要最低限の情報だけ入れた「シンプルバージョン」の署名を
何パターンか用意しておくと、何度もやり取りする相手に使えます。

例えば、こんな感じです。

(シンプルバージョンの署名例)
──────────────────────
株式会社○○○○ 開発事業部  佐藤太郎
xxxx@xxxx.com
──────────────────────

署名は、罫線や記号を多用して過度に装飾したものより、
シンプルで分かりやすいものに限ります。

装飾に凝るより、考えるべきは
レイアウト。

罫線や空白をうまく利用して、
ごちゃごちゃせず、必要な情報がさっと相手に伝わる
署名を目指しましょう。

(署名例)
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■有限会社○○○○ 佐藤 太郎  http://www.xxxxx.com

広島市中区1234-5-10 〒730-XXXX
mobile 080- XXXX – XXXX TEL 044- XXXX -XXXX FAX 044- XXXX -XXXX
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 署名、再考(2)
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署名の要素

メールの署名に必要と思われる要素を次に挙げてみます。

1)名前
2)社名
3)部署名
4)電話番号
(あれば、内線番号や直通番号も。必要があれば携帯番号も明記)
5)FAX番号
6)メールアドレス
7)住所(郵便番号も明記)
8)自社のURL

留意点としては…

・名前はローマ字表記を合わせて明記しておくと、
名前の読みもわかるのでおすすめです。
珍しい姓の場合はカッコ書きで読みを入れておくとわかりやすいです。

・電話番号は、代表番号以外に内線や直通の電話番号があれば
合わせて明記しておくとよいでしょう。
営業職など、社外にいる時が多い人や緊急の連絡先として
携帯番号を明記する人もいます。

・住所は郵便番号まで入れておくと、相手が郵便物を発送する際に便利。
住所の代わりに自社のURLを入れているケースがありますが、
これだとWebサイトを開く手間がかかります。

・女性の場合は、結婚後に新しい姓と一緒にカッコ書きで
旧姓を入れているケースもあります。
住所を移転する場合も「いつからどこへ移転するか」を
署名に入れているケースも。

▼ 連絡手段がひと目でわかる署名を
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
署名を構成する要素には、
相手が自分に連絡する際に必要と思われる情報がきちんと盛り込まれている
ことがポイントです。

そのほかに署名に付加する要素としては
・ツイッターのアカウント
・ブログやメールマガジンのURL
・Skype名
などがあります。

ひと言メッセージとして、
書籍出版のお知らせ、休業日のお知らせ、商品やサービスの紹介を
署名に入れているケースもあります。

このように署名を一種のメディアとして有効活用している
企業や個人は少なくありません。

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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 署名、再考
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署名は必要?

これまで、本メールマガジンで何度か取りあげてきましたが
先日、「WebR25」で取材を受けたのを機に
改めて「メールの署名」について取りあげてみたいと思います。

そもそも、ビジネスメールに「署名」は必要なんでしょうか?

少なくとも社外宛のメールに、署名は必ずつけるべきと考えます。
たとえ、それが頻繁にやり取りする相手でも、です。

署名も必要事項を網羅したフルバージョン、
最低限の連絡先だけ記したシンプルバージョン
といくつか用意しておき、

何度もやりとりをする相手には、簡略化した署名を
使うようにするとよいでしょう。

▼ 名刺よりも署名で確認
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールだけで連絡ややり取りがすめばよいのですが、
電話やFAXで連絡が必要になったとき
あるいは、資料などを郵送する必要が生じたとき

名刺を取り出すより、メールの署名に連絡先が明記してあれば
それを確認するだけでスピーディーに対応できます。

異動で職場が変わった
職場そのものの場所が変わった
という場合でも、いち早く
メールの署名で通知できます。

社内でやりとりするメールの場合も
部署名や内線番号は署名に入れておいてよい要素ではないでしょうか。

あなたはどうしていますか?

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今週は、知っていて損のない言葉のマメ知識をご紹介
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 言葉の雑学(4)
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商品名の言い替え

特定商品名というものがあります。
「宅急便」「バンドエイド」「味の素」など
特許庁に登録されている名称、つまり、特定の会社の登録商標を指します。

新聞や放送では、一般名称に言い替えて使われているのですが
その違いをご紹介しましょう。

(特定商品名)       (言い替え例)
ウィンドサーフィン     ボードセーリング
ジェットスキー       水上バイク

サランラップ・クレラップ  ラップ
ジッパー・チャック     ファスナー
テフロン          フッ素樹脂(加工)

タバスコ          ペッパーソース
ペロペロキャンディー    棒付きあめ、キャンディー

ナップザック        小型リュック

ファミコン         (家庭用)テレビゲーム機
プリクラ          写真シール作製機
UFOキャッチャー       クレーンゲーム機

中には、商標権者が一般名称として使用することを認めているもの
もあります。

うどんすき
オセロゲーム
デジカメ
プラモデル
ルービックキューブ

などです。

「ポリタンク」も一般名称として使用が認められた特定商品名ですが
「ポリバケツ」は特定商品名となり、
一般名称「プラスチックのバケツ」に言い換えられます。

※2021年2月<追記>
この記事は共同通信社「記者ハンドブック」を参考にしています。
2010年7月当時に参考にしたのは「記者ハンドブック」11版
現在は2版進んで13版になっています。

すると、2010年7月時点では「記者ハンドブック」に
特定商品名として掲載されていた
「ウィンドサーフィン(言い換えは ボードセーリング)」
「ペロペロキャンディー
(言い換えは 棒付きあめ、キャンディー)」
が12班では記載がなくなっていました。

2010年は特定商品名とされていた「ジッパー」「チャック」
「ナップザック」は、2021年時点で一般名称化しています。

逆に、一般名称として使用可能だった「オセロゲーム」
「ルービックキューブ」は登録商標となっています。

こうした言葉の変化を追うのも興味深いです。

 
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