今週は、先回りしないメール対応についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 事前のひと言、事前の確認(3)>
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返信がないのにあった場合
「先日お送りした質問への回答はまだですか?
至急ご回答ください。よろしくお願いいたします」
というメールを送った後、先方から
「回答のメールは10月XX日にすでに送信いたしました。
届いていないようなので、再送します」
という返信がありました。
おかしいなと思い、調べてみると、相手の返信がなぜかスパムメールと認
識されており、ゴミ箱に入っていた……というケース。
上記のように、急いでいるのに返信がないので催促したら、確かに届いて
いたメールを見落としていた、という経験はありませんか?
急いでいると、つい相手にも強い口調で催促のメールを送ってしまい、後
で実は自分の方に落ち度があったと分かり恐縮した経験が、私は過去何度
かあります。
▼ 相手のせいばかりではないことも…
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このような時、まずは相手に確認する事前のひと言が必要です。
1)「先日お送りした質問へのご回答ですが、
いかがなりましたでしょうか?」
2)「先日お送りした質問へは、
いつごろご回答をいただけますでしょうか?」
3)「先日お送りした質問へのご回答をまだいただいていないようなのですが、
いかがでしょうか?」
3)は1)と2)を合わせ、より丁寧に表現した一文。
このような問いかけを先にしておけば、先方がすでに送っていれば、こち
らで受信できてないことが分かりますし、
先方がまだ回答を送っていなければ、いつまでに送信お願いしますと指定
できます。
返信に遅れがある場合、相手だけでなく自分の方にもミスがないか、確認
してみましょう。
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