今週は返信の際の留意点についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 返信するときの注意(2)>
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メールにとらわれない
昨日配信したVOL.1475の返信時の私の失敗談で
何がいけなかったのか、その原因を考えてみました。
相手が読んでいないかも、忘れているのかも…
という不安から、何度も同じメールを送って失敗したのですが
不安なまま、メールで進めようとしていたことに
問題があったのだと思います。
多忙な相手への遠慮もあり、電話で確認するのをためらったがために
あとあとトラブルを大きくしてしまいました。
一度、電話を入れ「この企画書の内容で進めてよろしいですか?」と
確認しておけば、つつがなく物事が運んでいたことでしょう。
▼ メールでトラブルが拡大する前に…
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「用件がうまく相手に伝わっていない」
「やりとりがうまくできていない」
と感じたら、メールでのやり取りは一旦止めて
直接、電話で問い合わせたり、確認したり
する方が、結果的に早く解決できることが多いです。
思い違いや行き違いというのは、よくあること。
それを何が何でもメールで説明したり、決着をつけようとすると
却って話が込み合い、長文のメールを送ることにもなりかねません。
その労力が双方の理解に直結すればいいのですが
誤解を生むことが多いのも事実。
いつもなら、こうしたケースではすぐに電話で確認をとるのに
相手への遠慮が勝ってしまったことを後で大いに
反省した次第です。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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