今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メール仕様に書きかえる
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                        まずは、形式から

 読者のかたから
 「ビジネス文の表記をメール文にする時にきまりのようなものは
  あるのかどうか」
 という質問をいただきました。

 業務連絡など、紙で作成する文書には、定着した書式があるものですが、
 それをメールに書きかえて送信するケースもあります。
 そのとき、ビジネス文書の書式をメールにそのまま適用できるかというと、
 そうとは限りません。

 質問をいただいた読者のかたは、「ビジネス文書→メール文」にする際、
 次の点に気を付けているとのことでした。

 1)左寄せを基本として、右揃えを考慮しない
 2)発信者をメール最後署名の前に移動する。
 3)日付をはぶく
 4)改行は文の「意味の切れ目」を中心に考える 
 5)改行は1行が右になりすぎないように心がける  など

 上記の5点は、一般文書をメールに書きかえる際、いずれも重要なポイントが
 きちんと押さえられているので、ご紹介しました。

それぞれ簡単に解説しますと…
 1)メールの場合、右揃えや中央揃えは、必ずしも反映されるとは限らない
 2)ビジネス文では発信者名を文書右上に配すが、メールでは署名で代替
 3)メールの場合、ヘッダーに日付が入るので省略可
 4)意味の切れ目で改行する方が読みやすい
 5)メールでは、自分と相手とで一文の改行の位置が異なる場合があるため

 メールに書き換える際には、まず「全体の形式」を上記のようにメール仕様に
 置きかえる必要があります。

 そのうえで、表記についての留意点がいくつかあるので、
 明日以降、ご紹介していくことにします。

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