今週は、メールの文字化け予防についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの文字化け ＞
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相手のメールが文字化けしていたら…
読者のかたから、次のような質問をいただいたので、ご紹介します。
＜読者からの質問＞————————————————
早速質問なのですが「環境依存文字」はどの程度認識されている
のでしょうか？
使用するメーラーによっては、環境依存文字を使うとそこだけ色が
変わるのでわかるのですが、一般的に最もよく使用されている
Outlook Expressでは判断しづらいので、気づかずに使われている
方が多いようです。
私の取引先さまには署名にまで使用されている方がいます。その方
々からメールを受け取ると毎回一部文字化けが発生します。
「環境依存文字を使ってますよ。」と教えてあげたい気もするので
すが、そこまでするのも何だか差し出がましいようで気が引けると
いうのも事実です。
（中略）
神垣さんは都度先方に伝えますか？
伝えられるとすれば、何とおっしゃいますか？
（読者 T.N 様）
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環境依存文字とは、機種依存文字とも呼ばれ、
環境によって文字化けしてしまう文字のことですね。
※参照 （ページの下部に主な環境依存文字を掲載）
先方からのメールが文字化けして読めない場合は
メールソフトのエンコードを変えて表示をし
それでも読めなければ、先方に「文字化けして読めない」旨を伝え
テキストデータかWordに入れ替えてもらい
再送をお願いします。
実は、あまりそうした経験がなく
「もし、そういう状況になったら…」
という想定での回答です。
T.N さんの質問にあるように
先方のメールの署名が文字化けしているのであれば
最初にメールの返信で
「ちなみに、△△さんのメールの署名にある
○○の文字が文字化けしているようです。
環境依存文字が含まれているかもしれないので
ご確認いただければと思います」
といったことを用件の後に添えて伝えてみます。
タイミングを逃すと伝えづらくなるので
気付いた時点か、
折を見て「ところで、以前から気になっていたのですが…」
と伝えるとよいかも知れませんね。
上記の回答は「読む側」の対処ですが
メールを送る（書く）側も、環境依存文字の扱いについては注意が必要です。
今週は、メールの文字化け予防について取りあげます。
