今週は、すっきりしたメール文の書き方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールのダイエット(5)>
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無駄な言い回しのある文
今週は、メール文のダイエットについてとりあげてきました。
不要な表現。これも文章の「ぜい肉」に相当します。例えば…
「支払い方法と上記の内容を入力して、
ご注文フォームで当店に送信をよろしくお願いいたします。
商品の取り置きも可能ですが、まず当店に連絡をよろしくお願いいたします。
ご連絡をいただき次第、すぐにお客様の方に返信いたします」
上記の文例の「ぜい肉」部分は…
1)最初と2番目の文の最後に使われている「よろしくお願いいたします」。
⇒ 文末にありがちな、同一表現の連続使用
2)「連絡をよろしく」に続いて、次の文でも「ご連絡をいただき次第」とある
⇒ 文を整理すれば、使用は一度で済む
3)「まず当店に」の「まず」、「お客様の方に」の「方」
⇒ なくても意味が通じる
書き終えた後、全文を読み返してみれば「おかしい」と思うはずなのですが
一文、一文に注力したまま、読み返さずに送信してしまうと
このようなまとまりのないメール文が相手に届くことになります。
書き換えてみましょう。
「支払い方法と上記の内容を選択して、ご注文フォームから
送信をお願いします。
商品の取り置きも可能です。
事前にお知らせいただければ、すぐに確認し、ご連絡いたします」
同じ言葉や表現の連続使用を避け、
敢えて書かなくても分かる記述を整理すれば
言いたいことが端的に伝わるスリムな一文にできます。
大切なことは、最初からうまく書こうとせず
一度書いてみて、読み返し、整える
というステップを踏んで、文を調整していくことです。
最初は手までも、習慣づけることで
さっと的確な一文が書けるようになります。
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