今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < ムダのないメール(3)
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                          言い訳パターン

 問い合わせがあった客先への返信をすっかり忘れていた!
 気がつけば数週間も経過…
 こういう時のメールは、送りづらいものです。

 すぐに対処しておけば、なんの問題もなかったはずですが
 時間が経ってしまうと、自分ではうっかり忘れていただけと思っても
 相手からすると「忘れられた→重視されてない」と、よい印象は抱きません。

 そういう状況で相手に送るメールは
 どうしても言い訳が優先しがち。

 かといって「忘れていました」とも言えないので
 「業務が多忙を極め」ともっともらしい理由を並べたり、
 「遅ればせながらでご迷惑かもしれませんが」と必要以上にへりくだってみたり
 聞かれもしない業界動向を書いて、話をそらそうとしてみたり…

 と、小細工をしているうちにどんどん前置きが長くなるものです。

 このようなときは、返信が遅れた「事実」を
 最初に詫び、すぐに本題に入りましょう。

 返信が遅れ、相手はもう必要としてなかったとしても
 放置するよりはずっといいです。

 実際に調べるのに時間がかかったとか
 やむをえず返信が遅れてしまった場合でも
 遅れた理由を先に長々と書かず
 本題を伝えた後にします。

 相手が必要とするのは
 「言い訳」ではなく、問い合わせに対する回答だからです。

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