今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < ムダのないメール(3)>
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言い訳パターン
問い合わせがあった客先への返信をすっかり忘れていた!
気がつけば数週間も経過…
こういう時のメールは、送りづらいものです。
すぐに対処しておけば、なんの問題もなかったはずですが
時間が経ってしまうと、自分ではうっかり忘れていただけと思っても
相手からすると「忘れられた→重視されてない」と、よい印象は抱きません。
そういう状況で相手に送るメールは
どうしても言い訳が優先しがち。
かといって「忘れていました」とも言えないので
「業務が多忙を極め」ともっともらしい理由を並べたり、
「遅ればせながらでご迷惑かもしれませんが」と必要以上にへりくだってみたり
聞かれもしない業界動向を書いて、話をそらそうとしてみたり…
と、小細工をしているうちにどんどん前置きが長くなるものです。
このようなときは、返信が遅れた「事実」を
最初に詫び、すぐに本題に入りましょう。
返信が遅れ、相手はもう必要としてなかったとしても
放置するよりはずっといいです。
実際に調べるのに時間がかかったとか
やむをえず返信が遅れてしまった場合でも
遅れた理由を先に長々と書かず
本題を伝えた後にします。
相手が必要とするのは
「言い訳」ではなく、問い合わせに対する回答だからです。