今週は、的確なメールを書くための5つのチェックポイントをご紹介。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールを書く前の心構え（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
相手との対話
ビジネスメールを書く前に
心に留めておきたい5つのポイントを
今週はご紹介しています。
●チェックポイント＜2＞
自分ことばかり書いていないか？
「私は○○と思います」
「私の都合は○○です」
「私が○○します」
このように、主語が「私」で始まる文が続くと
読み手は、命令や強要されているような気持ちになります。
早く決着をつけたい
早く物事を進めたい
と思う時ほど、「私は」「私が」という文章になりがちです。
はやる気持ちをぐっと押さえて
まずは相手の意向や考えを尋ねることも忘れずに。
「Aさんは○○について、どのように思われますか？」
「Bさんのご都合をお知らせください」
「（Cさんに）○○をお願いします」
このように
自分の都合で先へ先へと進めず
相手に打診する、尋ねる、確認することも必要です。
無用なやりとりがダラダラと続くのは考え物ですが
一度に決着をつけるのではなく
「相手と対話する」姿勢も大切。
自分の意見や主張を伝える場合も
「△△すべきです」「それは間違っています」
と高圧的に出るのではなく
「Aさんのご意見はごもっともですが」
と相手の主張を受け入れてから
「私は○○と考えます（思います）」
と自分の主張を述べるようにすれば
いきなり突っぱねるよりは角が立ちません。
相手に無視されたり、勝手に強要されると
誰しも反発心や不快感を抱くもの。
メールも会話も
相手とキャッチボールをしながら
進めていくことを心がけたいですね。
