今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(4)>
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名前入りの件名への返信
<読者からの質問>————————————————
客先からのメールの件名で
「○○様【用件】(担当者名)」
と私の名前が入っています。
返信する時は、自分の名前を消しているのですが、
相手からのメールには毎回、件名に私の名前が入っています。
このような場合、返信するときの件名はどうすればいいでしょうか?
(読者 E.Kさん)
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相手からのメールの件名に
自分の名前が入っているケース
確かにあります。
E.Kさんの質問では
自分から返信する際、件名にある自分の名前を消して返信しても
相手からの次の返信には、件名にまた自分の名前が入っている
ということですから
「件名には、相手の名前を入れる」
という習慣なのか
そういうフォーマットにしているのか
ということかもしれません。
例えば
「神垣様 追加資料について(ABC商事 佐藤)」
という件名の返信パターンとしては
次の3つがあります。
<パターン-1>
Re: 追加資料について(ABC商事 佐藤様)
↑ ↑
返信時には自分の名前を取る 相手の名前に「様」を付ける
<パターン-2>
Re: 追加資料について(神垣)←相手のパターンに倣い、自分の名を入れる
↑
返信時に自分の名前を取る
<パターン-3>
Re: 神垣様 追加資料について(ABC商事 佐藤)
→ 件名を書きかえず、そのまま返信
わたしは「パターン-1」の応用として
Re: 追加資料について(ABC商事 佐藤様)←神垣
としています。
最終的に、件名を見て
「誰との」「何について」のやりとりか
が分かればいいのですから
急ぐ時などは「パターン-3」もありと考えます。
実際、件名にある自分の名前を取ったり
相手の名前に「様」を加えるのは
手間と時間がかかりますから。
どれが正しいということではなく
その時の状況、相手に合わせて
自分がやりやすい返信のしかたでよいのではないでしょうか。