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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メール対応の留意点（2）＞
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本題に入るまでが長い
＜メール対応の留意点：その2＞
前置きが長くなり過ぎてないか？
手紙文のような時候の挨拶はメールには不要。
まず、結論から書き、詳細な経緯や理由は結論の次から書く
というのがビジネスメールの基本的な流れです。
ところが、
本来、本題に入る前の導入であるべき「前置き」の文が
やたらと長い、あるいは
「結論→詳細」の順番が逆で
「詳細→結論」という流れになっている
メールは、
それが長くなればなるほど
結局、何を優先的に伝えたいのかが
読む側には分かりません。
ここで、気に留めておきたいのが
「自分が書きたいこと」と
「相手が知りたいこと」に違いはないか
ということです。
相手は、現場の状況がどうなっているかを知りたいのに
自分の不満や意見を先に書いてしまっては
相手は「事実」をメールで読んだだけでは理解も把握もできません。
相手に合わせる、というより
「メールで今、伝えるべきことは何か？」
を考え、相手の視点で
相手が求めている情報を伝達することがポイントです。
例えば、長期出張から戻ったばかりの相手にメールをする際
相手への気遣いは
「長期のご出張、お疲れ様でした」
という短い一文でよく
「シンガポールへの1週間のご出張
大変お疲れのことと思います。
私も訪れたことがありますが、あちらは日本と違って・・・」
といった具合に長々と書いてしまうのは
相手への気遣いではなく、単なる自己満足に過ぎません。
相手が知りたいのは
出張中に起こった出来事や、現在の業務状況であって
それ以外の雑談的な無駄話ではないからです。
自分視点より、相手視点で
求められている情報を伝達することを
心がけたいですね。
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