今週は、たまったメールの大掃除についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メールの整理整頓(2) >
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受信メールを再チェック
メールの整理法には
1)事前にフォルダ分けして整理 派
2)受信してから振り分けて整理 派
とに大別されるのではないでしょうか。
わたしは、
自分のアカウントのメールは
1)の「事前にフォルダ分けして整理」し
G-mailは
2)の「受信してから振り分けて整理」するよう
使い分けています。
1)で整理している自分のアカウントのメールは
客先ごとにフォルダを作成し、受信したメールが事前に
各フォルダに振り分けられるように設定しています。
2)で整理しているG-mailは
受信トレイですべてのメールを受け取り
要・不要のメールをその都度チェックし
必要なメールは「アーカイブ」に残し
処理して不要になったメールは「削除」しています。
ただ、この場合でも
重要度の高いメールが受信した時点ですぐに分かるよう
主要な客先や案件ごとに「ラベル」を付ける設定にしています。
「事前に振り分ける」派か
「後で振り分ける」派かは
日々のメール対応状況や、好みによって
自分の使いやすい方を選べばよいと思います。
わたしは、まず
「誰からのメールか」が最初に知りたいので
客先ごとに振り分けていますが
一括受信して、その都度
取捨選択する方が効率が良い場合もあるでしょう。
ただ、仕事用のメールと
メールマガジンのように一定周期で送られてくる仕事外のメールは
事前に振り分けておくことをお勧めします
(それだけで処理のスピードが変わってくるので)。
処理後に保存しているメールの量は
1)より2)の整理法の方が少なくて済むかもしれませんが
いずれにせよ、時間の経過とともに不要になったメールが
残っていると思われます。
残っている受信メールの要・不要を再チェックして
スッキリさせましょう。
来年に備え、振り分け方法自体を見直し
1)から2)、あるいは、2)から1)へ
替えてみるのも一手です。