今週は、たまったメールの大掃除についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの整理整頓(2)
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                      受信メールを再チェック

 メールの整理法には

 1)事前にフォルダ分けして整理 派
 2)受信してから振り分けて整理 派
 
 とに大別されるのではないでしょうか。

 わたしは、
 自分のアカウントのメールは
 1)の「事前にフォルダ分けして整理」し

 G-mailは
 2)の「受信してから振り分けて整理」するよう
 使い分けています。

 1)で整理している自分のアカウントのメールは
 客先ごとにフォルダを作成し、受信したメールが事前に
 各フォルダに振り分けられるように設定しています。

 2)で整理しているG-mailは
 受信トレイですべてのメールを受け取り
 要・不要のメールをその都度チェックし
 必要なメールは「アーカイブ」に残し
 処理して不要になったメールは「削除」しています。

 ただ、この場合でも
 重要度の高いメールが受信した時点ですぐに分かるよう
 主要な客先や案件ごとに「ラベル」を付ける設定にしています。

 「事前に振り分ける」派か
 「後で振り分ける」派かは
 日々のメール対応状況や、好みによって
 自分の使いやすい方を選べばよいと思います。

 わたしは、まず
 「誰からのメールか」が最初に知りたいので
 客先ごとに振り分けていますが

 一括受信して、その都度
 取捨選択する方が効率が良い場合もあるでしょう。

 ただ、仕事用のメールと
 メールマガジンのように一定周期で送られてくる仕事外のメールは
 事前に振り分けておくことをお勧めします
 (それだけで処理のスピードが変わってくるので)。

 処理後に保存しているメールの量は
 1)より2)の整理法の方が少なくて済むかもしれませんが

 いずれにせよ、時間の経過とともに不要になったメールが
 残っていると思われます。

 残っている受信メールの要・不要を再チェックして
 スッキリさせましょう。

 来年に備え、振り分け方法自体を見直し
 1)から2)、あるいは、2)から1)へ
 替えてみるのも一手です。


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