今週は、メールのやり取りを円滑にするためのポイントをご紹介
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール対応の心得(2)
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                         「結論から書く」

 メールのやりとりをする際に
 心得ておくべき4つのポイント、その一

 「結論から書く」

 当メールマガジンでもずっと伝え続けていることではありますが
 大切なことなので、何度でも書きます。

 時系列に、あったこと、起きたこと順に書くのではなく
 もっとも相手に伝えるべき「結論」から
 先に書くことが、ビジネスメールでは求められます。

 「何がどうしてどうなった」ではなく
 「で、どうなったか」を最初に述べてから
 それには「何がどうしたから」を補足していきます。

 ▼時系列に書いた文例

 昨日12月15日(月)の14時から、B社会議室でプレゼンがあり、
 営業と一緒に行ってきました。当社の順番は2番目で、先方は・・・
 ・・・緊張しましたが、なんとか時間通りに終えることができました。
 結果は今週末19日(金)の14時に連絡があるそうです。

 ▼結論から書いたい文例

 12月15日(月)のB社でのプレゼンの結果ですが、
 19日(金)の14時に分かります。
 プレゼンは、15日14時から先方の会議室で行われ、当社の順番は・・・

 最初から結論を書くのは難しい、という場合は
 まず、時系列にあったこと順に書き出し
 読み返してから、相手に「もっとも先に伝えるべき事柄」は何かを確認。

 その部分を文の先頭に持ってきてから、文章全体を整える
 という作業をしてみましょう。

 手間かもしれませんが、そうした一連の作業を繰り返すうちに
 最初に書くべき結論が分かるようになってきます。

 メールに限らず、電話とか打ち合わせ、会議などでも
 「結論から先に伝える」ことを習慣にしておくと
 話の流れがスムーズです。

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 【しごび】 の お す す め
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