今週は、メールのやり取りを円滑にするためのポイントをご紹介。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール対応の心得(2)>
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「結論から書く」
メールのやりとりをする際に
心得ておくべき4つのポイント、その一
「結論から書く」
当メールマガジンでもずっと伝え続けていることではありますが
大切なことなので、何度でも書きます。
時系列に、あったこと、起きたこと順に書くのではなく
もっとも相手に伝えるべき「結論」から
先に書くことが、ビジネスメールでは求められます。
「何がどうしてどうなった」ではなく
「で、どうなったか」を最初に述べてから
それには「何がどうしたから」を補足していきます。
▼時系列に書いた文例
昨日12月15日(月)の14時から、B社会議室でプレゼンがあり、
営業と一緒に行ってきました。当社の順番は2番目で、先方は・・・
・・・緊張しましたが、なんとか時間通りに終えることができました。
結果は今週末19日(金)の14時に連絡があるそうです。
▼結論から書いたい文例
12月15日(月)のB社でのプレゼンの結果ですが、
19日(金)の14時に分かります。
プレゼンは、15日14時から先方の会議室で行われ、当社の順番は・・・
最初から結論を書くのは難しい、という場合は
まず、時系列にあったこと順に書き出し
読み返してから、相手に「もっとも先に伝えるべき事柄」は何かを確認。
その部分を文の先頭に持ってきてから、文章全体を整える
という作業をしてみましょう。
手間かもしれませんが、そうした一連の作業を繰り返すうちに
最初に書くべき結論が分かるようになってきます。
メールに限らず、電話とか打ち合わせ、会議などでも
「結論から先に伝える」ことを習慣にしておくと
話の流れがスムーズです。
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【しごび】 の お す す め
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