今週は、表現の変化の付け方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 表現のバリエーション（3）＞
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「まだ、ですか？」に代わる言葉
今週は、メールの文章が一本調子や紋切り型にならなくて済む
表現のバリエーションを紹介しています。
返事や進捗状況を確認したいとき
「まだ、ですか？」
「いつできますか？」
とは尋ねにくいものです。
相手が気を悪くせず
でも、「少し急いでもらえますか？」
というプレッシャーをじんわり与える表現を
知っていると便利です。例えば……
「急かすようで申し訳ないのですが」
「どうなってるの？」「早くして！」という
気持ちをそのまま言葉にすると相手も反発します。
代わりに、相手の状況を配慮したひと言として
お勧めする言い回しが
「急かすようで申し訳ないのですが」です。
「状況はいかがでしょうか？」
「まだですか？」とあからさまに催促するより
相手が今、どのくらい対応できているかを教えてほしい
という意を伝える言い回しが
「状況はいかがでしょうか？」です。
「お願いしている〇〇の件ですが、進捗はいかがでしょうか？」
「作業状況はいかがでしょうか？」
のように尋ねてみましょう。
「お送りしたメールは届いておりますでしょうか」
メールを送信した相手から返信がないときには
「メールを読んでもらえましたか？」と確認をしたくなりますが
メールそのものが届いているかどうかを尋ねることで
自分が送ったメールの存在を相手に気づいてもらう言い回しが
「お送りしたメールは届いておりますでしょうか」です。
受信はしたけれど、返信し忘れていた
メールを見落としていた、ということは誰しもあるはず。
それを責めたり急かしたりするのではなく
やんわりと確認してみましょう。
「状況だけでもお知らせいただければ、ありがたいです」
相手からの返信を待っているのに、なかなか連絡がない
というときは、最低限、相手に確認したいことだけを挙げて
尋ねます。
相手も切羽詰まっていれば、返信が遅れることもあるでしょう。
その点を配慮しつつ、期日や進捗など、どうしても確認しておきたい
ことにポイントを絞り、尋ねるようにします。
「参加の可否だけご一報いただければ、ありがたいです」
「資料の有無だけでもご連絡いただけると、ありがたいです」
のように応用できます。
上記の いずれの場合も
自分の都合を優先した尋ね方ではなく
相手の状況を配慮した聞き方をすると角が立ちません。
