今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < こんなとき、どうする?(4)
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NGなメールを送った場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった!」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース4:NGな内容のメールを送ってしまった。

相手に見せるつもりのない内容
例えば、下書き段階の原稿や企画書とか
予算の内訳といった資料を
誤ってメールに添付してしまった。

あるいは
送るべき相手を間違えて
社内の営業担当者に宛てたメールを
担当している客先に送ってしまった。

想像するだけで
身の毛のよだつミスです。

しかし、送信したメールは
元に戻すことも、追いかけて消すこともできません。

送るべきではない内容
送るべきではない相手に
誤ってメールを送信してしまった場合は
気が付いた時点ですぐに次のように削除を申し出ます。

先ほど送信したメールに、誤って別のファイルを添付してしまいました。
恐れ入りますが、開封せずに削除をお願いいたします

先ほど、送付先を誤ったメールを送信してしまいました。
申し訳ありませんが、直ちに削除をお願いいたします

このような一文を添えたうえで
本来送るべきだったファイルを添付したり
伝えるべきだった内容のメールを送信したりします。

実際は、誤送信したメールの添付ファイルや内容を
相手がすでに見ているかもしれません。

しかし、「削除してください」と伝えることで
「そのデータやメールの内容は、見てはいけないもの」という
意思表示になり、
相手もそれ以上その内容に触れることはできなくなります。

手遅れと、諦めずに
相手に意思表示することで
それ以上、情報が広がらないように抑制するのです。

このような事態を招かないためには
データの管理をおろそかにせず
ファイルに分かりやすいタイトルを付け
整理・保存を。

うっかり誤送信してしまわぬよう
「メモ帳」などに下書きして、仕上げたものを
メール送信するといった
“ひと手間”を惜しまないことも大切です

重要な内容ほど、送信前に慎重に確認する
習慣を身に付けましょう。

情報漏えいは、こうした
小さなうっかりミスが引き金となります。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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