今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < こんなとき、どうする?(5)>
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相手から反応がない場合
ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった!」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えてきました。
▼ケース5:相手から返信がない、返信が遅い。
出欠の有無、依頼に対する対応の可否
問い合わせに対する返答など
待っているのに相手からの返信がない
ということがあります。
確認を急いでいるときほど
なかなか返信をくれない相手に対するイライラした気持ちが
メールにも反映されてしまいがちです。
「○○の件、どうなっていますか?」
「△△の回答はまだですかね」
といったストレートな催促は
先方が「今、送ろうと思っていたのに」というようなときや
「こっちだって大変なんだ」という状況の場合は
反感を買うこともあるので注意が必要。
メールを受け取ったことや
送信したメールの内容を
相手が忘れていることもあるので
確実な返答がほしい、急いで確認したいという場合は
メールから電話に切り替えた方が得策です。
その際
「先日、メールでお伝えしたのですが
○○の件はいかがなりましたでしょうか?」
と切り出します。
「○○の件はいかがなりましたでしょうか?」の部分は
「○○はご出席(参加)いただけますか?」
「○○のご返答をまだいただけてないようなのですが」
と、内容に合わせてアレンジを。
上記のフレーズは
メールで催促・確認する場合も
応用して使えます。
期日が近づいている用件や
相手の対応状況が分からず不安を感じたときは
「○○の件はいかがなりましたでしょうか?」
期日を過ぎても連絡がない場合は
「○日にはご連絡(ご提出)をいただけるとのことでしたが
いかがでしょうか」
といった感じで打診します。
「当方の作業は8割がた完了しておりますので
(相手の作業分)をいただき次第、仕上げにかかります」
「△△様の必要部数のご連絡をいただき次第、
見積もりをとりますので、できましたら
本日中にご連絡いただければ幸いです」
のように
こちらの進行状況や段取りを具体的に知らせるのも一つの方法です。
軽く相手にプレッシャーを与えることで
相手の対応を急いでもらう効果をねらいます。
お互いが相手の状況が見えないために
返信や対応が滞る原因になっている場合は
催促のメールは角が立たないよう言葉を選びつつ、
自分の方も困っている、待っているという実情を伝えることも
必要と考えます。
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