今週は、トラブルの元となるNGメールについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの「してはいけない」＞
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感情的なメール
メールは伝達のための一手段です。
特にビジネスメールでは
報告、連絡、確認のために活用することで
業務がよりスピーディーに効率化できます。
しかし、メールの内容によっては
後々、トラブルの元になるケースもあります。
例えば、感情的になって書いたメール。
本人の気分を害する要因がなにかしらあったにせよ
怒りの感情を、そのままメールに反映させてしまうのは
いただけません。
自分で感情をコントロールできないまま
“書き殴った”内容は
後で読み返すと
なぜ、自分はここまでカッカしていたのだろう……
と、本人でさえ、その理由やその時の感情を
思い出せなくなっていることも。
自分を見失った状態で送ったメールは
当人にとってははけ口になったとしても
それを受け取る方は
傷ついたり、嫌な思いをすることになり
迷惑このうえありません。
イライラしたり、ムカッとする感情は
誰にもあるし、
仕事のやり取りで
そうした感情に陥ることもあります。
そんな負の感情を自覚した時ほど
パソコンの前を離れ
ひと呼吸おいてから
冷静に対処することが
仕事をしていくうえでの“知恵”
ではないでしょうか。
わたし自身のこういうときの対処法の一つは
テキストファイル（メモ帳）に
相手に対する反論や意見など
思いのたけを全部、一度書き出してみます。
その後、一度席を離れ、
他のことに集中してから、
もう一度、今度は相手の視点で読み返し
不適切な部分を削除し、文を整えてから
メールに清書をして送信することにしています。
一見、手間がかかるように感じるかも知れませんが
怒りや嫌な気持ちをいったん書き出すことで
クールダウンして
自分の気持ちを客観視できるので
冷静に対応できるようになります。
今週は、メール対応で
トラブルの元になるようなNGな内容について
取り上げていきましょう。
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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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社外秘をうっかり得意先にメール・・・
どう対処すればいいの？
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