今週は、メールを介した相手への気遣いについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　＜ ビジネスメールの心得（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手の役職

　今週は、今、話題の
　「ホステス心得帖」に学ぶ
　ビジネスメールの心得について紹介しています。

　--------------------------------------------
　　II　お客様との対応　より
　--------------------------------------------
　　お客様とお客様の関係を間違えぬこと。
　　間違えたら、詫びても済まぬ場合が多い。
　　信頼を築くのには時間がかかるが、
　　怒らせるのは一瞬である。
　--------------------------------------------

　接客の際、客の上下関係をきちんと把握しておくべし
　という戒めです。

　ビジネスメールでも
　相手の役職を正確に知っておくことが肝要。

　専務を常務に
　部長を次長や課長に、
　課長を係長や主任に
　間違えていないか、

　メールの宛名を書く前に
　名刺などで確認し、
　メールを送信する前に、もう一度確認を！

　相手の役職を正しく理解しておくのは
　客先だけではなく
　社内でも同じです。

　自分が所属する部署はもちろんですが、
　他の部署の相手の役職も
　把握しておきましょう。

　ちなみに、一般的な役職の順位は以下の通りです。

　＜役員の場合＞
　　会長
　　社長
　　副社長
　　専務取締役
　　常務取締役
　　取締役

　＜管理職の場合＞
　　本部長・事業部長
　　部長
　　次長
　　課長
　　係長
　　主任


　間違えてならないのは
　役職だけではありません。

　社外の相手であれば会社名、
　社外・社内問わず、相手の名前も
　誤っていないか、
　送信前に必ず確認する習慣をつけましょう。

　名前の表記では、パソコンの文字変換を過信しないことです。

　同じ読みの姓も
　「さいとう」は、斉藤、斎藤、西藤。
　「あべ」は、安部、安倍、阿部、阿倍
　と、漢字の表記は異なります。

　「斎藤」さんへのメールの宛名を
　「斉藤」と間違えていないか、

　「安部」さんへのメールを、
　「安倍」と書いていないか、

　くれぐれも注意しましょう。



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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　名付けて【 カニかに米子ツアー 】。

　一泊二日、米子の観光スポットを
　貸切の小型バスで巡り、
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　いわゆるひとつの
　大人の修学旅行ならぬ“遊楽旅行”を企画しました。

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　　＜ツアー概要＞

　　日　時　：　4月16日（土）・17日（日）
　　集　合　：　JR米子駅
　　定　員　：　10人
　　旅　費　：　3万円（貸切バス代・宿泊費・夕食代含む）

　　　　　　　　※米子駅までの交通費は各自ご負担ください。
　　　　　　　　　ちなみに、広島-米子の高速バスは、
　　　　　　　　　往復料金 7000円

　☆--------------------------------------------------------☆

　足立美術館、八重垣神社
　大山寺、とっとり花回廊などを
　巡る予定です。

　夜だけじゃなく、もちろん
　バスの中でも飲みます！
　だって、運転手さんがいるんだもん♪

　詳細は改めて、お知らせしますが
　興味のある方は、下記のアンケートにご回答ください！
　訪れたい場所のリクエストも受付中。

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今週は、メールを介した相手への気遣いについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 　　　　  ＜ ビジネスメールの心得 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールの言葉遣い

　大阪・北新地社交料飲協会が復刻し、今、話題の
　「ホステス心得帖　－おもてなしの条件－」という冊子。

　インターネットでその内容を知り、
　その全文を読んだのですが、
　相手（お客様や同僚）への心遣いという点で
　ビジネスメールのマナーにも通じるものがある
　と感じました。

　そこで、今週は
　「ホステス心得帖」に学ぶ
　ビジネスメールの心得について紹介していきたいと
　思います。

　--------------------------------------------
　　I　美しさの度合いと個性　より
　--------------------------------------------
　　下品なコトバを使わぬこと。
　　馴れ馴れしいコトバと、親しいコトバは違う。
　　美人にふさわしい優雅なコトバを使うこと。
　--------------------------------------------

　言葉遣いも美人の条件という内容ですが
　ビジネスメールでも、男女関係なく
　言葉遣いを気にかける、気をつけることは大切です。

　優雅な言葉とまではいかなくても、
　仕事のやり取りにふさわしい、
　正確で、常識のある言葉をつかいたいものです。

　「大きい」を「でかい」
　「すごく、とても」を「ずげえ」
　といった友人同士のくだけた会話のノリを
　そのままビジネスメールに持ち込むのは避けましょう。
　
　同じ相手とメールのやりとりを頻繁に行っていると
　最初はかしこまっていた言葉遣いも
　慣れてくると、次第に親しみも生まれ、
　言い回しも緩んできます。

　しかし、いくら懇意な間柄でも
　気持ちの上でも言葉の上でもけじめを付けることは必要です。

　メールの文章は、「です」「ます」といった敬体を用いることが基本。
　目上の相手に対しては「でございます」といった
　さらに丁寧な最敬体をつかいます。

　スマートフォンのやり取りでは、主語がない文章で話が通じても
　パソコンのメールでは、「誰が」といった主語を明らかにし、
　「誰に」に向けて、「何を」伝えるのかを整理した文章を
　心がけましょう。



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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　第5回の講座は、来週
　4月5日（火）の開講です。

　テーマは、「ほめる」
　相手の良いところや魅力をたたえるときの大和言葉を
　学びましょう。
　
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　　　　　　ひろしまきもの遊び・和ごころ講座
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　少人数の和やかな講座です。男性の参加も大歓迎！

　◆時　間／19：00～20：30（90分）

　◆場　所／紅茶のお店「linden&chervil」プライベートルーム
　　　　　（広島市中区袋町5-5 袋町アレー2F）

　◆受講料／単発受講　1回につき2,000円（テキスト代含む）

　　※別途、ドリンクのオーダーをお願いします


　▼お申し込みは
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今週は、注意したい敬語の使い方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　      ＜ 気になる敬語（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「ご希望にかなう」？


　前回に続き、気になる敬語の使い方について、
　読者の方からいただいた質問を紹介します。

　＜読者からの質問＞--------------------------------------------------

　　質問です。
　　希望通りの回答ができないときの一文に、

　　「ご希望に添えず申し訳ございません」というのがありますが、
　　「ご希望に叶う案内ができず申し訳ございません」はどうでしょう。

　　また、「ご期待にお応えできず」は、
　　「ご期待に添えず」でもどちらでも問題ないでしょうか？

　　せっかく問い合せてもらったのに、
　　思うような案内ができないときの一文について、
　　お時間があるときで結構ですので、ご教示ください。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 Y.Kさん）
　------------------------------------------------------------------

　希望通りの回答ができず、という意味の一文としては
　質問にある
　「ご希望に叶う案内ができず申し訳ございません」
　よりも
　「ご要望に叶う案内ができず申し訳ございません」
　としてみてはいかがでしょう。

　ここで用いる「かなう」は、※敢えて平仮名で表記します。
　願いが「思いどおりに実現する、その通りになる」
　という意味合いよりも

　「条件にぴったり合う、適合する」という意味の方が
　しっくりきます。

　また、
　「希望にかなう」と書くより「希望がかなう」とする方が
　文としては自然です。

　したがって「かなう」を使うのなら
　「ご要望にかなうご案内」とする方が適切と考えます。


　また、思うように案内ができず残念だった
　という気持ちを伝える場合に

　「ご期待にお応えできず」「ご期待に添えず」のように
　「ご期待」という言葉を用いるのではなく、
　「ご要望」とし、

　「ご要望に添えず申し訳ございません」
　「ご要望にお応えできず申し訳ございません」

　とする方が適切ではないでしょうか。

　というのも
　相手は自分に対して期待をかけるというより、
　こうしてほしいという要望があったと
　考えるからです。

　おさらいすると

　「ご希望に添えず申し訳ございません」

　「ご要望にかなう案内ができず申し訳ございません」
　「ご要望に添えず申し訳ございません」
　「ご要望にお応えできず申し訳ございません」

　といった言い回しができます。


　ちなみに
　「かなう」を平仮名表記したのは、
　この場合は「叶う」より「適う」が適しているのですが、
　新聞表記では、いずれの場合も平仮名表記の統一されているためです。

　「添う」は、新聞表記では「沿う」が適切とされていますが、
　ここでは敢えて書き替えませんでした。



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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　予告ですが・・・

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　貸切の小型バスで巡り、
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　　＜ツアー概要＞

　　日　時　：　4月16日（土）・17日（日）
　　集　合　：　JR米子駅
　　定　員　：　10人
　　旅　費　：　3万円（貸切バス代・宿泊費・夕食代含む）

　　　　　　　　※米子駅までの交通費は各自ご負担ください。
　　　　　　　　　ちなみに、広島-米子の高速バスは、
　　　　　　　　　往復料金 7000円

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今週は、注意したい敬語の使い方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　 ＜ 気になる敬語（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　「聞いてあげてください」の言い換え

　敬語の使い方で気になることについて
　読者の方からいただいた質問を紹介します。

　＜読者からの質問＞————————————————–

　　普段やり取りしているメール文章で気になっていることがあるので、
　　適切な言い方をご教授いただければと思います。

　　それは、
　　『メール相手に第三者への働きかけを促す言い回し』です。

　　例えば、
　　機器が壊れたお客様宅へ修理に行ってもらう業者へ
　　訪問依頼の連絡を入れるとします。

　　この時に
　　“修理内容以外にも気になる箇所があるから、
　　　ついでに相談に乗ってもらえないか”という
　　お客様からの申し出も併せて伝えたいのですが、

　　「～聞いてあげてください。」「～してあげていただけますか？」
　　だと、なんとなく慇懃な上から目線な印象を
　　受けてしまう気がするのです。

　　お客様にも依頼先の業者のかたへも敬意を表せればと思うのですが。
　　失礼にならない依頼の仕方を教えていただけませんか？
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 S.Tさん）
　——————————————————————

　S.Tさん、分かります、その感じ。
　「～してあげる」という言い回しを使うことに抵抗を感じるのだと
　思います。

　S.Tさんが修理業者の方に伝えたいのは
　「聞いてもらえますか」
　「聞いてあげてくれますか」
　ということですが、

　ここで立てる相手は
　お客様のAさんです。

　この場合
　修理業者の方は
　S.Tさんの会社の修理担当として
　お客様を訪問するわけですから、

　修理業者の方にとって訪問先のAさんは
　「お客様」であることに変わりありません。

　S.Tさんにとって修理業者の方は　ソトの人
　ですが
　S.Tさんと修理業者の方にとってAさんは　ソトの人

　ということです。
　したがって、次のように伝えてみてはいかがでしょうか。

　———————————————–
　○日のA様の訪問修理ですが
　A様から今回の○○の修理以外に気になる箇所がある
　とのご連絡をいただきました。

　○○の修理の際、併せて
　A様のご要望をお尋ねいただけますか？
　———————————————–

　「聞いてもらう」を「尋ねる」という言葉に
　置き換えました。

　Aさんに「尋ねる」のは、修理業者の方なので、
　謙譲語の「お～いただく」を用い、
　「お尋ねいただく」
　とします。

　「お尋ねください」だと、
　メールでは命令調になるので

　「お尋ねいただけますか」
　と問いかける表現にすることで
　印象が和らぎます。

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