今週は、 ビジネスメールで数字を使うメリットについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 数字の効用（3）＞
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伝達内容を整理
今週は、ビジネスメールでの数字の活用を
テーマにお届けしています。
ビジネスメールでは、
「結論から書く」ことを推奨しています。
何について書かれたメールか
読んですぐに分かることが求められるからです。
結論から書くにあたって
数字を活用すると、より伝わります。
例えば
「確認事項が2点あります。
1点は・・・
2点目は・・・」
という書き方。
確認したい項目の数を挙げ、順に説明していくと
頭に入りやすいです。
「社内報の修正点が3カ所あります」
とし、1）2）3）と修正箇所を箇条書きで挙げていく
書き方もあります。
このように先に数字でポイントが幾つあるかを示すと、
読む側もその数字に注目・注意するので、
見落としや未確認が減ります。
伝達事項を整理し、箇条書きにまとめると、
一層分かりやすく、伝わりやすくなります。
ただ、最初に挙げるポイントの数が多すぎると
逆効果になるので注意を。
ポイントが10以上になると覚えきれないので
1、3、5点に絞るとよいでしょう。
多くても7点まででしょうか。
プレゼン資料に数字を象徴的に使い、印象づける手法がありますが、
同様にビジネスメールでも
数字を使って整理し、順序立てて説明する
書き方を意識すると、具体的かつ記憶に残る伝達ができます。
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【しごび】 の お す す め
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