今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（2）＞
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送受信メールをスッキリ
今週は、無駄なく効率よく送受信するための
メール環境の整え方を紹介しています。
メールソフトの「受信トレイ」と「送信メール」に
1年の間にたまった不要なメールを一掃しましょう。
たまったメールをチェックし
「用済みメール」か「要保存メール」か仕分けしていきます。
会議や打ち合わせの日程連絡、
セミナーや懇親会の参加・不参加の通知といった
すでに処理され、用済みとなったメールは
どんどん削除します。
進行中のプロジェクトのプランや予定、
記録として残しておきたい議事録といった
要保存のメールは
案件や客先ごとにフォルダを作り、そこに収めます。
「要保存メール」も
プロジェクト終了時や区切りの時期に
「用済みメール」か「要保存メール」か、
仕分けます。
わたしは、年末にチェックした「要保存メール」は
「2016年」のフォルダに一括して放り込んで一時保存しておき
必要に応じて見返し、不要なものは削除していく
という方法をとっています。
振り分け設定しているフォルダも年末にチェックし、
終わった案件やプロジェクト用のフォルダも
「2016年」のフォルダに入れてしまいます。
ネット通販で買い物をしてから送られてくる
お知らせメールや案内メールも
不要なものは登録解除の手続きを。
「受信トレイ」に
必要なメールが不要なメールに埋もれてしまわないよう
適宜、振り分け設定し、定期的に要・不要をチェックして、
常に分かりやすくしておくことがポイントです。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。
メールで頼み事をするときの言い回しについてです。
▼「急なお願いごと」をするとき、どんなメール文を書けばいい？
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