今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 怪しまれないメール対応（2）＞
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懸命な件名
ビジネスメールを装った
ウイルスを格納した迷惑メールの増加について
昨日述べました。
メールの件名も本文も
簡素で簡潔。
余計なこと、つまり、具体的なことは避け、
誰が読んでも思い当たるような
差し障りのない言葉が使われています。
件名なら
「送付」
「写真を添付致します」
「発注書を作成しましたのでお送りします」
本文なら
「請求書が届き次第、お支払いについてお願いします」
「キャンセル手続きが下記の通り完了しております。ご確認ください」
といった具合。
「何を送付するのか」
「どの写真なのか」
「いつ発行の書類なのか」
具体的な記述はないのが特徴ですが、
いかにも日々のメール対応で
目にしそうな書き方です。
このような迷惑メールに間違われないようにするためには
どうにでもとれるような曖昧な記述は避け
具体的に書くことがポイントです。
件名であれば
「送付」だけではなく
「2月3日懇親会 参加者名簿の送付」
「写真を添付致します」ではなく
「社内報3月号 表紙写真を添付致します」
「発注書を作成しましたのでお送りします」ではなく
「相続小冊子増刷の発注書をお送りします」
このように
「いつの」「誰の」「どこの」
などの項目について
他と区別できるように具体的に書きます。
本文も同様で
「請求書」についてなら
「何の」案件の
「いつ」発行の請求書で
「いつまで」に送付するのか
と実際に送付するにあたり必要な項目を書きます。
逆に、こうした
具体的な記述がないメールは
不審なメールとして
送信元をしっかり確認しましょう。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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ゲストの山持真美さんは
中国新聞の情報紙「フェニックス」2－3月号でも
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【しごび トーク・カフェ】VOL.29
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ひろしまオペラルネッサンス合唱団員
山持真美 さん
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2005年創刊！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中！
「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました！
2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化
取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室
