今週は、社内外の伝達以外のメールの活用法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < メールの活用(2)
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                        自分宛ての日報として

昨日、自分宛てにメールする方法を取り上げたところ
早速、読者のかたからも
同様の活用法の投稿があったので、ご紹介します。

<読者のメール活用法>——————————————–

私のメール活用法で毎日実践しているのが、
「本日の作業実績の記録」をして、退勤前に自分宛にメールしています。

作業実績のほか、翌日の予定や
毎日目にして活力となるような格言みたいなフレーズも記載しています。

メール下書きフォルダにテンプレートを用意しておき、
毎日コピーして当日分を作成するので、記載レベルがぶれません
(テンプレートの変更もメール下書きの修正のみで容易です)。

テンプレートには以下の見出しを記載しております。

・本日の作業(活動)実績
⇒ 記憶が鮮明な当日のうちに記録
・本日参加した会議実績
⇒ いつ何の会議に参加したかの記録
・本日の特記事項
⇒ 留めておきたい「こんなことがあった」を記録
・翌日の予定
⇒ 本日作業があっての翌日の作業計画なので当日のうちに記録
⇒ 翌日出勤してから計画するよりスムーズに着手できる
・(簡単な)〆切作業
⇒ いつ何が〆切か簡単に記載
・格言や戒めなど
⇒ 毎日目にするからこそ自分へのメッセージ

特別なツールを使わない日報のようなものですね。
ちょっと細かすぎるかもしれませんが、
記憶力低下を補うには充分
かつ週末や連休を挟んだ後は特に効果的です。

メリットは、

・当日のToDoを忘れずに把握できる
・いつ頃何をしていたかを振り返りやすい
・容易に過去対応実績をキーワード検索できる
・昨年の今頃何をしていたか? 思い出せる
(読者 Mさん)
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Mさんの「本日の作業実績の記録」メールは、
まさに自分のための日報。

その日のふり返りと
翌日の確認をするための
必要事項を見える化した好事例ですね。

これだけの項目を記録できるのも
メールだからこそで、
手書きだと逆に億劫になり、続かないかもしれません。

このように1日単位で
業務の進捗や成果、予定を
把握する習慣をつけるのは
大事なことだと思います。

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【しごび】 の お す す め
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このメールマガジンの内容を反映した
1冊目の著書です。

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★『仕事で差がつく できるメール術』★
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