今週は、メール環境の断捨離についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(3)
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                       添付メールのファイル

 今週のテーマは、メール環境の整理整頓についてです。

 VOL.2985で、古いメールの処分について述べました。

 処分の対象になるものとして
 受信履歴の古いものを挙げましたが
 もう一つ、あります。

 添付メールと
 メールに添付された各種ファイルです。

 添付メールのやりとりが日常的に行われていますが、
 添付を開き、保存したファイルはどうしていますか?

 古いメールを断捨離するタイミングに合わせて
 たまった不要なデータも処分しましょう。

 デスクトップや「マイドキュメント」のフォルダなどにある
 不要なデータは削除し、
 必要なデータは整理して保存。

 メールに添付して
 双方で確認→修正を繰り返したデータは
 最終的な完成版を残しておけばよく、

 途中にやり取りした未完のデータなども
 処分の対象になります。

 合わせて、
 現在、保存しているデータの見直しも
 しておきたいところです。

 ためっぱなしにしておくほど
 あとで整理するのが大変になります。

 保存する場所、ファイル名なども
 ルールを決めて、統一しておくと
 整理しやすくなります。

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今週は、メール環境の断捨離についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(4)
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                        アドレス帳の整理

 今週のテーマは、メール環境の整理整頓についてです。

 毎年、書いていますが、
 メールソフトのアドレス帳も整理しておきましょう。

 メールソフトのアドレス帳を利用する目的は
 ・メールの送信ミスを防ぐ
 ・メール送信時の手間を省く
 この2点にあります。

 頻繁にやり取りする相手のメールアドレスが
 ・アドレス帳に登録されているか
 ・メールアドレス、差し出し人名に誤りはないか
 をチェック。

 登録済みのアドレスで
 ・不要なものは削除
 ・新規に必要なアドレスを登録
 しておきます。

 このとき
 客先や社内で離職・退職した人のアドレスも
 確認しておきましょう。

 アドレス帳に登録するのは
 ・メールアドレス
 ・名前
 が基本ですが

 名前はフルネームで、
 社名や部署も併せて登録しておくと
 同姓の相手と取り違えるミスを防げます。

 相手からメールの差出人をそのまま登録すると
 名前がローマ字表記になっていることもあるので
 自分のアドレス帳に登録するときに
 入力し直しておくとよいでしょう。

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今週は、メール環境の断捨離についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールの大掃除(2)>
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                     振り分けフォルダの見直し

 今週は、メール環境の整理整頓についてがテーマです。

 受信トレイにたまった不要なメールを処分したら
 振り分けフォルダを見直してみましょう。

 受信したメールを自動的に振り分ける設定にしている場合は
 振り分けフォルダの数、振り分けルールを見直し
 フォルダの要・不要を確認します。

 必要があれば、新たにフォルダを設定し、
 振り分ける必要がないメールは設定を解除して、整理を。

 振り分けのルールは
 「未読」「既読」「保留」という分け方もあれば、
 案件ごと、差出人ごとに振り分けるなど
 人によって異なると思います。

 メールを振り分ける目的は
 受信したメールの見落としをなくすことなので

 自分に合う方法で設定すればよく
 合わないと思えば、この機会に
 別の方法を試してみてもよいでしょう。

 わたしは仕事の案件ごとにフォルダを作り、
 関係する人からのメールが振り分けられるように
 設定しています。

 終了した案件のフォルダは
 メールの内容をざっとチェックして
 フォルダごと削除するか、

 不要なメールを削除したフォルダを
 「2017年」のフォルダに移動し一時保存。
 その後、見返すことがなければ
 フォルダごと削除しています。

 これまでの経験から
 1年以上前のメールが必要になることはほとんどなく
 もしもの時に備え、残しておくこともたまにあるのですが

 メールは、そのときにできるだけ決着をつけて
 処理していくことが大事なのかなと思います。

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今週は、メール環境の断捨離についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メールの大掃除
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                         古いメールを処理

 もうすぐ12月。
 毎年、この時期になると取り上げる恒例のテーマが
 「メールの大掃除」です。

 定期的にメールの整理を行っている人は別として、
 年末が近づくほど、時間的にも精神的にもゆとりがなくなってくるので
 今のうちに、メール環境の断捨離に取りかかっておきましょう。

 メールに関して言えば、
 「たまったメールの処理」
 が挙げられます。

 未読のメール、削除せずに放置しているメールは
 ありませんか?

 たまったメールの中には
 本来、とっくに削除しておかなければならない
 メールがうっかり残っているということも。

 まずは、「受信トレイ」にある古いメールを
 確認していきましょう。

 1年以上前のメールで
 見返した記憶のないメール
 保存しておく必要がないメールは
 削除の対象に。

 添付ファイルのあるメールも
 ファイルをダウンロードし、処理済みなら
 削除を。

 不要メールのチェックには
 メールソフトの「並び替え」機能を使うと便利です。

 「差出人」や「件名」別に並び替えると
 見分けがつきやすく、早く処理できます。

 一度に処理できないほど、大量にメールが溜まっている場合は
 今からでも時間を決めて少しずつで取りかかりましょう。

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今週は、使い方により表記が異なる言葉を取り上げます。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 表記の使い分け(4)
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                          「御」と「ご」

 今週は、漢字で書く場合と平仮名で書く場合で
 意味や用法が異なる言葉を紹介してきました。

 「御」と「ご」
 使い分けていますか?

 どちらも接頭語として用いられますが、
 新聞の統一表記では

 漢字の「御」は、慣用的に使われているものや
 固有名詞に近い形のものに用い、
 それ以外の接頭語を「ご」とすると区別しています。

  例)「御」で表記する言葉
    切り捨て御免、天下御免
    御所、御用達、御用邸、御来光
    御三家(徳川三家の総称)

  例)「ご」で表記する言葉
    ごあいさつ、ご協力、ご祝儀、ご無用
    ご縁がある
    ご存じかと思いますが
    ご多分に漏れず
    何かご用ですか

 「御」は「ご」と読むほか、
 「お」「おん」とも読みます。

 新聞表記では接頭語として用いる「お」は平仮名で統一しています。

  例)お志、お歳暮、お世辞

 ただ、これは新聞の統一表記の区別で
 ビジネスメールやビジネス文書などの書き言葉では
 基準になりますが

 例えば、のし紙に「御歳暮」と書くのが間違い
 というわけではありません。

 メールの場合は、文中の漢字使用頻度が高いと
 堅苦しい印象を与え、見た目も詰まった感じがして
 “圧の高い”文面になりがち。

 接頭語や助詞、助動詞、動詞や形容詞の補助で使う言葉は
 意識して平仮名表記にすると
 文面が読みやすくなります。

 同じ言葉でも、漢字と平仮名に書き分ける際
 新聞の統一表記を参考にするのは
 新聞とメールでは文字の配列が似ているからです。

 文字と文字、行と行の間隔が
 どちらも狭いですよね。

 漢字か平仮名か、表記に迷ったとき
 新聞の統一表記をお勧めする理由のひとつは、そこにあります。

 そんなわけで、私がいつも手元においているのは……
 「記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」
  

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